LG Insurance Indonesia bisa berbangga dengan mengklaim bahwa merekalah maskapai asuransi pertama dan pelopor cyber insurance di Indonesia. Namun hanya dalam dua tahun, sejumlah maskapai asuransi telah melangkah lebih jauh. Asuransi Astra Buana, telah menerapkan e-Payment dengan memanfaatkan jaring kerja kartu kredit bank swasta terbesar di Indonesia.

Sesuai dengan Kebutuhan Bisnis
Sebenarnya, tingkat pengembangan implementasi TI di bisnis asuransi sendiri jauh tertinggal di belakang lembaga perbankan. Lembaga keuangan, sepupu asuransi, ini terhitung sangat agresif dalam mengimplementasikan TI, baik untuk percepatan kinerja maupun ekstensifikasi layanan. Iklim bisnis asuransi tidak membutuhkan kecepatan dan agresifitas serupa dalam mengimplementasikan TI di lingkungannya.

Menurut Teddy P. Utomo, dari PT. Asuransi Astra Buana, volume dan frekuensi transaksi di bisnis asuransi masih rendah bila hendak dibandingkan dengan bisnis perbankan secara berbanding lurus. Namun, pengenalan berbagai produk baru perbankan berdampak pada peningkatan kesadaran masyarakat terhadap industri asuransi. Industri ini juga terikut untuk mengembangkan produk-produknya dengan memanfaatkan TI. Tidak berarti bahwa industri asuransi sekedar ikut-ikutan. Untuk bisa mengimplementasikan TI, target utama yang dituju adalah bagaimana, “Untuk dapat memberikan layanan yang cepat dan akurat pada nasabah,” kata Teddy.

Di samping tentunya faktor produktivitas, efisiensi, kebutuhan informasi untuk pengambilan keputusan dan menjadi elemen penting bagi pengembangan produk. Menurutnya, implementasi TI di sebuah maskapai asuransi tidak bisa sekedar membeli sistem atau membuat sistem aplikasi yang kemudian diinstalkan, seraya meminta para karyawannya untuk menggunakannya. “Jadi tidak dengan sekadar mencangkokkan,” jelasnya.

Yang paling mendasar untuk dilakukan adalah mengubah mindset pada seluruh jajaran organisasi akan dampaknya atas pertumbuhan usaha. Ini bukan pekerjaan yang mudah dan bisa dilakukan dalam satu-dua kali pertemuan. Itu sebabnya diperlukan usaha sosialisasi pada seluruh users dalam organisasi akan perlunya TI. Di samping mengapa diperlukan, apa yang bisa dilakukan TI bagi users dan organisasi, dan tentu saja bagaimana cara memanfaatkan TI itu sendiri.

Terlepas dari siklus pengembangan TI dan proses internal dalam organisasi, maka untuk dapat interaktif dengan pengguna, akhirnya tentu diperlukan juga komunikasi efektif pada masyarakat calon pengguna jasa. Tidak heran bila, menurut Teddy, begitu banyak organisasi berusaha mengomunikasikannya dengan mencatumkan alamat situsnya. Setelah itu, barulah komunikasi mengenai bagaimana cara menggunakannya. Namun untuk kesinambungan informasi, update harus tetap dilakukan disamping memberikan nilai tambah bagi para penggunanya.

Perencanaan Harus Menyeluruh
Proses yang demikian panjang ini haruslah dilalui oleh setiap organisasi yang ingin memanfaatkan TI untuk pertumbuhan dan kemajuan usahanya. Artinya, untuk bisa mengarah ke front end secara utuh diperlukan pembenahan terhadap kondisi internal organisasi dengan menerapkan, misalnya Enterprise Resource Planning (ERP). Tanpa perencanaan tersebut sulit untuk bisa mewujudkan semuanya, dan bisa jadi proses yang panjang itu akan sangat menyakitkan.

Asuransi Bintang, misalnya, seperti yang diutarakan Arizal, saat ini sedang dalam tahap pembenahan terutama di bagian back office-nya. Memang maskapai ini telah memiliki website yang menampilkan informasi statis mengenai performa perusahaan dan produk, serta jasa pelayanannya. Namun, pembenahan back office dilakukan untuk memperkuat client database yang sudah dimiliki.

Pasalnya, “Yang dulu sudah dinilai tidak lagi memadai dengan perkembangan yang terjadi saat ini, terutama kalau dikaitkan dengan perkembangan bisnis asuransi dan TI,” jelasnya. Ketika didevelop, client database Asuransi Bintang masih menggunakan format lama. Bahkan, saat itu, internet pun masih belum dikenal. Wide Area Network (WAN) belumlah semaju saat ini, sehingga komunikasi antara kantor cabang dengan pusat masih dilakukan dengan mengirimkan softcopy di dalam disket atau melalui faksimili.

Dari sisi teknologi, keterbatasan teknologi piranti lunak dan keras juga membatasi format database menjadi teramat sederhana. Sehingga sulit untuk membangun data support untuk keperluan proses pengambilan keputusan yang sangat krusial bagi bisnis. “Sekarang memang sudah dikirim dengan internet, tapi tetap saja format lama dinilai tidak lagi memadai,” katanya sambil tergelak.

Sejak dua tahun lalu, maskapai ini telah melakukan pengembangan sistem baru yang direncanakan diimplementasikan pada awal 2003 mendatang. Arizal menyebutkan bahwa kemungkinan sistem yang baru dan yang lama akan berjalan pararel. Hal ini didasarkan pada pertimbangan untuk menghindari terjadinya sacrifice data-data dalam sistem lama ketika dimigrasikan ke sistem baru. Sistem lama akan tetap berjalan dan difungsikan dan tidak akan diputuskan begitu saja. Semua transaksi lanjutan dalam sistem lama akan tetap dimasukan ke dalamnya, tanpa perlu dimigrasikan ke sistem baru.

Untuk software, pilihan jatuh pada produk-produk Microsoft karena sistem lama didownsize dengan mempergunakan Microsoft NT 3.1. Sementara sistem baru akan menggunakan Windows 2000 dan Xp, sementara untuk databasenya dipergunakan SQL Server. Sementara keseluruhan piranti keras dipilih yanag berbasis Intel, namun dalam sistem baru terdapat pemisahan server untuk keperluan back up.

Dalam mendevelop sistem baru, Arizal mengakui pihaknya masih mengandalkan insource. Sekalipun tidak bisa dihindari keterlibataan konsultan asing yang ia enggan menyebutkannya. Dengan cara ini, pihaknya tidak hanya bisa menghemat biaya sekitar 50% dari biaya yang dibutuhkan bila membeli aplikasi secara paket. Ia membandingkannya dengan bisnis serupa yang merupakan usaha patungan, untuk menginstal sistem dari perusahaan induknya di luar negeri terpaksa mengeluarkan biaya sebesar US$ 100.000 hanya untuk 15 hingga 18 users. Ini belum lagi dihitung dengan biaya maintenance dan development.

Keuntungan yang lain adalah, pihaknya bisa mendevelop sistem yang benar-benar dibutuhkan oleh masing-masing unit kerja. Namun, tentu ini mengakibatkan tim yang terlibat mau tidak mau sering melakukan bongkar-pasang aplikasi yang sedang didevelopnya agar benar-benar sesuai dengan kebutuhan yang ada. Lagi pula menurutnya, bila sistem tersebut sudah dioperasikan dan benar-benar sesuai dengan kebutuhan bisnis asuransi maka terbuka peluang untuk menjajakannya di pasar lokal.

“Tapi itu masih sekedar wacana bagi kami karena core business kami bukan di situ,” sergahnya sambil tersenyum lebar. Ia sendiri berharap bahwa jika sistem yang baru cukup bagus dan perform, maka bisa diharapkan terjadi efisiensi internal yang cukup tinggi. Sejalan dengan pengembangan sistem baru dilakukan pula proses job evaluation, job scoring dan job description agar bisa sesuai dengan lingkungan baru yang ingin diciptakan. Pekerjaan masif ini membutuhkan bantuan konsultan.

“Semuanya nanti akan berubah dan harus diakomodasi terutama oleh sumber daya manusia yang ada,” jelasnya. Ia mengakui bahwa pihaknya sudah pula merencanakan exit policy bila terjadi kelebihan SDM dalam lingkungan yang baru karena implementasi TI.

Insource Lebih Prioritas
Insourcing juga menjadi pilihan Asuransi Astra Buana. Menurut Teddy, sistem yang ada saat ini dibangun dan dikembangkan sendiri bahkan hingga “versi internet-based,” ujarnya. Namun untuk melakukan itu, perlu kejelian dalam melihat paket piranti lunak dalam masalah fleksibilitas dan expandability yang bagus agar bisa mengantisipasi kebutuhan pasar yang terus berkembang.

Untuk keperluan manajemen dan operasional, pilihan software jatuh pada Microsoft Office, sedangkan untuk kebutuhan design pada unit marketing communication dipergunakan software imaging. Untuk aplikasi Core Insurance System, proses pengimplementasian Genius (General Insurance System) dari Rebus IS sedang dilakukan. Untuk keperluan accounting, pilihan software jatuh pada SunAccount dari SunSystem. Untuk piranti keras, pertimbangan pemindahan untuk kebutuhan back-up mendorong pemisahan antara server aplikasi, jaringan dan database. Astra Buana juga sedang menyiapkan AS400-9406 untuk pengimplementasian Genius.

Pilihan kombinasi antara insource dan outsource dipergunakan oleh LG Insurance. Pilihan untuk melakukan secara insource, menurut Suriyadi, biasanya didasarkan atas pertimbangan skala prioritas dan tingkat kepentingannya. Untuk proyek yang lebih besar magnitudenya dan melibatkan sistem serta teknologi terbaru, pilihan outsource menjadi utama. Namun tetap dengan menempatkan personil LG Insurance sebagai supervisor-nya. Menurutnya, hal ini akan memudahkan di samping terjadi transfer of knowledge dan know how yang sangat diperlukan.

Namun ketika berbicara masalah security, pilihan outsource tampaknya sudah tidak terelakkan lagi. Faktor inline dan kepraktisan mencuat dalam pilihan aplikasi. Pilihan akan SQL Server dari Microsoft bukan hanya well known, tapi juga kemudahan mendapatkan bantuan konsultasi lebih cepat bila terjadi trouble.

“Memang ada juga yang menggunakan Oracle, tapi tentu ada rupa ada harga,’ ujar Suriyadi. Agar match secara inline maka pilihan operating system jatuh pada Microsoft Windows dan Active Server Page (ASP) untuk web. Untuk hardware, Intel based masih menjadi pilihan dan selalu diusahakan produk terbaru. Pertimbangannya bukan hanya klop tapi performa yang optimal apalagi dengan software versi terbaru. Bisa dibayangkan kalau tidak sesuai maka bisa jadi semua orang di kantor menggerutu habis-habisan karena harus menunggu pemrosesan data dalam waktu panjang. Padahal data tersebut diperlukan untuk mengambil keputusan yang sangat krusial.•••