Pilihan pada efektivitas nampaknya menjadi prioritas dalam implementasi Teknologi Informasi (TI) di bisnis asuransi. Sekalipun tidak perlu seprogresif bisnis perbankan saat ini. Hal ini dimungkinkan karena iklim dan kondisi bisnis asuransi tidak memerlukan kecepatan penyajian data dan pelayanan yang sangat tinggi.
Implementasi TI di perbankan memang menuntut pengambilan keputusan berdasarkan data real time yang cepat dan akurat. Disamping, memang kalangan perbankan dituntut oleh nasabahnya untuk membangun jaringan layanan yang kian mendekati lokasi nasabahnya.
Bisnis asuransi juga membutuhkan kecepatan penyajian data real time, sekalipun tidak seekstrim kalangan perbankan. Namun akurasi dan kecepatan menjadi sangat penting, terutama untuk bisa meningkatkan kecepatan pelayanan dan kepuasan pelanggan. Tidak pelak juga bila dikatakan bisnis asuransi harus bisa melakukan pengolahan datanya secara cepat dan akurat, terutama untuk memberikan keputusan dalam menerima permohonan pertanggungan dari calon nasabahnya.Itu sebabnya bisa dibayangkan bila user menjerit akibat kelambanan proses pengolahan datanya.
Tidak heran bila Suriyadi menyebutkan pilihan antara spend dengan invest sebenarnya tipis. Untuk bisa melakukan investasi terutama dalam mengimplementasikan TI, sebuah organisasi dituntut untuk berani melakukan spending. Targetnya bukan efisiensi, tapi justru pada yang seharusnya menjadi target awalnya, yaitu efektivitas. Dengan perangkat yang prima dan performa tinggi, efektivitas bisa dicapai secara optimal. Ia memperlihatkan, misalnya, dengan implementasi TI saja komunikasi antar kantor cabang dan pusat serta antar kantor cabang menjadi lebih efektif. Tak hanya itu, karena dalam kenyataannya maskapai asuransi juga berhubungan dengan mitra kerja, seperti agen, insurance broker dan maskapai reasuransi.
Teddy melihat bahwa dengan implementasi TI, insurance broker misalnya, dapat memainkan peranannya sebagai lembaga intermediasi dengan lebih baik lagi. Insurance broker dapat mengakses berbagai informasi dari konsumen dan maskapai asuransi, serta dapat melakukan negosiasi secara online. Semua pemrosesan yang dilakukan secara internal dilakukan secara elektronik dalam waktu relatif singkat, dan bisa dikomunikasikan secara cepat.
“Cukup dengan send, maka semua data yang diperlukan sudah berpindah ke tujuan pengiriman,” ujarnya. Itupun tidak perlu terjadi antrean pengiriman akibat overloadnya dokumen yang harus difotokopi dan dikirim melalui faksimili. Melalui internet, antrean panjang semacam itu bukan lagi menjadi masalah. Tidak perlu terjadi pengulangan pengiriman dokumen atau data akibat terjadinya gangguan dalam proses transmisinya.
Pengalaman seperti yang dikemukakan Arizal, seperti menyalin data yang diperlukan guna proses internal ke dalam bentuk softcopy di media disket, dan baru mengirim disket dengan tenaga kurir tidak perlu dilakukan lagi pada saat ini. Demikian pula pengiriman data yang dalam bentuk hardcopy yang jumlahnya mencapai puluhan lembar dan dikirimkan melalui saluran faksimili tidak lagi harus dilakukan. Semuanya kini tinggal menjadi bagian dari masa lalu.
Dengan implementasi TI, semua data manual tinggal dipindahkan menjadi data digital, dan selanjutnya TI menjadi perangkat multifungsi yang memperlancar proses kerja.Tingkat efektivitas juga harus sangat tinggi, terutama bila sistem yang ada harus bisa menyajikan data real time untuk proses pengambilan keputusan secara cepat. Untuk bisa menerima permintaan akan penutupan pertanggungan sebuah rumah, maka diperlukan data mengenai rumah-rumah dalam kawasan yang sama, yang sudah dipertanggungkan pada sebuah maskapai asuransi.
Menurut Suriyadi, hal ini diperlukan untuk melihat ambang batas atas beban risiko yang bisa ditanggung sebuah maskapai asuransi. Ini didasarkan pada asumsi bila terjadi kebakaran di semua rumah yang dipertanggungkan dalam sebuah wilayah, maka risiko tersebut masih bisa dicover oleh maskapai yang bersangkutan. “Ini sudah tidak bisa lagi dilakukan dengan cara manual atau konvesional,” lanjutnya.
Bila ambang batas risiko sudah terlampaui, maka dengan perangkat TI yang prima permintaan pertanggungan tersebut bisa ditawarkan pada maskapai asuransi lainnya.Tingkat keefektifan juga harus tinggi untuk bisa membangun client database yang perform secara optimal. Client Database juga bisa digunakan untuk membangun dan mengembangkan produk dan layanan yang lebih sesuai dengan kebutuhan pasar yang sangat dinamis.
Di Kawasan Amerika Utara, peluang untuk mengembangkan produk-produk berbasiskan internet telah lama dilakukan. Peluang ini didorong baik oleh kapabilitas konsultatif TI atau kemampaun finansial konsumen dalam melakukan transaksi online. Produk yang tercakup tidak hanya untuk life insurance, tapi juga telah berkembang hingga ke produk untuk korporasi. Efisien itu dampakBila efektivitas sudah tercapai, tentunya bukan dengan at all cost maka baru roda efisiensi bergulir dengan sendirinya.
Suriyadi mengakui bahwa efisiensi yang paling nyata dan bisa terukur secara matematis adalah penghematan biaya telekomunikasi dan paper cost. Efisiensi dalam persoalan penghematan waktu akibat efektivitas yang meningkat juga bisa menaikan tingkat produktivitas kerja. “Kira-kira bisa mencapai 20%,” Suriyadi.
Itu sebabnya Arizal melihat bahwa implementasi tersebut akan bisa memberikan dua kelebihan, yaitu efisiensi akan sejalan dengan perbaikan layanan. Dalam kasus efisiensi operasional, implementasi IT memungkinkan entri data aplikasi menghindarkan terjadinya kesalahan pencatatan data dan mengeliminir duplikasi entri. Sedangkan pada unit underwriting, akan dimungkinkan terjadinya pengurangan waktu dan biaya dalam proses pengambilan keputusan serta dimungkinan pengambilan keputusan secara otomatis. Penyampaian keputusan juga dapat ditingkatkan pelayanannya dengan melengkapi kelengkapan dan penyampaian kebijakan kepada pelanggan.
Untuk hubungannya dengan pelanggan dan agen, implementasi TI dapat memberikan informasi account, memfasilitasi perubahan kebijakan secara online, dan menawarkan potensi diseminasi informasi lebih cepat. Efisiensi dari implementasi TI, menurut Arizal juga bisa tampak dari pemanfaatan sumber daya manusia yang akan terlibat dalam sebuah organisasi bisnis asuransi.
Tidak heran bila bisa dikatakan bahwa implementasi TI, yang tentu mengarah pada penerapan e-Business bisa berdampak pada kian rampingnya mata rantai perusahaan secara vertikal. Sehingga, jalur komunikasi internal yang ada juga kian pendek dan kian memadat.Dampak berikutnya adalah kian rampingnya organisasi bisnis yang ada. Bisa jadi organisasi yang kini ada segera harus melakukan perampingan secara ketat dalam jangka waktu singkat. Ini bisa dilihat dari pengalaman LG Insurance yang hanya memiliki 200 karyawan untuk enam kantor cabang dan kantor pusat, namun memiliki agen hingga 500 orang.
Bisa dibayangkan bila masyarakat Indonesia di masa depan sudah mulai insurance minded dan web minded. Maka, mungkin saja terjadi perubahan radikal dalam internal maskapai asuransi secara radikal pula. Itu sebabnya peluang efisiensi masih terkuak.
Namun di sisi lain, berdasarkan pengalaman bisnis asuransi di Amerika Utara, peluang untuk meraih pasar dengan menyajikan produk dan layanan kian terbuka luas. Karena seperti yang dikatakan Arizal, semuanya bergantung pada upaya-upaya pemasaran yang terus-menerus dan harus dikembangkan dari waktu ke waktu.•••