Menu

Hansen Products: Dengan ERP Berhasil Merambah Dunia

Hansen Products: Dengan ERP Berhasil Merambah Dunia

Berbasis jalur distribusi di delapan negara, pemanufaktur sambungan pipa ( pipe fittings ) yang berbasis di Whangarei, utara New Zealand - Hansen Products menyadari bahwa terpisahnya sistem keuangan dan manufaktur menjadi hambatan pertumbuhan ekspor. Jawabannya adalah menerapkan solusi sistem ERP. Bagaimana hasilnya?

Hansen Products merupakan pemanufaktur produk-produk sambungan pipa dan katup(pipe fittings, threaded pipe fittings, dan high flow foot and check valves) . Di bawah merek Hansen ada kurang lebih 500 jenis produk siap jadi. Didirikan tahun 1979, perusahaan ini kini mempekerjakan sekitar 39 karyawan dan berhasil meraih lebih dari 85% pangsa pasar sambungan pipa di New Zealand. Dengan fokus yang kuat ke pasar ekspor, Hansen juga berhasil merambah pasar Kanada yang diharapkan dalam dua tahun ke depan akan mampu melipatduakan pangsa pasanya yang dimilikinya sekarang ini.

Perusahaan ini merupakan pemanufaktur utama sambungan pipa polythene, sambungan pipa berulir dan katup “foot and check” aliran tinggi yang ditujukan untuk kebutuhan di berbagai industri, seperti agrikultur, hortikultur, kelautan, permesinan, baik di dalam maupun di luar New Zealand .

Pemroduksian Foot Valve sebenarnya telah dimulai pada tahun 1950an, namun seiring dengan perkembangan penggunaan bahan, baru pada tahun 1996 Hansen meluncurkan kembali produk tersebut dan menggunakan bahan dari plastik (polythene).

Bisnis yang semula dikembangkan oleh Bert Hansen, berawal dari keinginan Hansen untuk membangun sebuah, namun pada saat itu ia tak menemukan katup untuk toilet yang cocok dengan kebutuhann. Sebagai seorang insinyur, Hansen kemudian merancang katup yang dimaksud yang kemudian membawanya ke dalam bisnis tersebut dengan bendera Hansen Products. Hal itu kemudian diikuti dengan munculnya berbagai penemuan baru lainnya, misalnya sambungan pipa polythene . Saat ini, perusahaan yang dibangunnya dikelola oleh anaknya, Carl Hansen, yang menjabat sebagai managing director . Pabriknya kini berada di utara New Zealand , tepatnya di kota Whangarei.

Dengan lebih dari 500 produk yang dapat diandalkan dan semuanya menggunakan merek Hansen, perusahaan ini sangat fokus untuk pasar ekspor. Hingga kini Hansen memiliki jaringan pemasaran di delapan negara, yakni Australia , Inggris dan beberapa negara Asia lainnya. Perusahaan ini juga memiliki pangsa pasar di Kanada.

Kebutuhan

Untuk menangani kegiatan perusahaan, seperti perencanaan produksi dan penjadwalan(production planning and scheduling) , Hansen menggunakan sistem keuangan yang telah berusia sembilan tahun dan tergantung pada berbagai spreadsheets yang berbeda-beda. Perusahaan juga telah berupaya meningkatkan solusi sistem akuntansinya, namun karena kurangnya keterpaduan dengan sistem manufaktur, maka seringkali terjadi duplikasi informasi, sehingga pembuatan sistem kontrol inventori dan prakiraan (forecasting) yang akurat menjadi sangat lambat.

“Alih-alih menempatkan semua informasi ke dalam satu sistem terpusat,” ujar Kathryn Hanham, financial controller Hansen, “ada sangat banyak data yang sesungguhnya harus dimasukkan secara manual ke berbagai lembar kerja (spreadsheets). Misalnya, berbagai bahan baku kami diproses di suatu tempat di luar sistem utama, sehingga perencanaan semakin sukar dilakukan. Solusi yang kami kembangkan sebelumnya memiliki beberapa kendala, terutama dalam hal menangani permintaan yang berbasis beberapa mata uang asing yang berbeda,” tambah Hanham.

Menghadapi kenyataan seperti itu, Hansen menyadari bahwa teknologi yang tepat akan sangat membantu dalam penanganan pertumbuahan pasar ekspornya, karenanya perusahaan harus mendapatkan solusi yang sesuai yang dapat mengatasi berbagai keterbatasan sistem keuangan dan manufakturnya. Akhirnya, Hansen mengambil keputusan untuk menerapkan solusi teknologi informasi yang sudah banyak dikenal perusahaan, yakni ERP (enterprise resource planning) yang bersifat terpadu. Setelah melakukan berbagai pertimbangan, setidaknya dari tujuh aplikasi yang potensial ada sekitar tiga aplikasi yang menjadi kandidat terkuat untuk diterapkan, sehingga membutuhkan pemahaman lebih dalam mengenai hal itu.

“Perusahaan sangat menyadari berbagai kompleksitas masalah yang dihadapi, sehingga membutuhkan persyaratan yang kurang lebih sama dengan apa yang ada di perusahaan-perusahaan yang lebih besar,” tambah Hanham. “Namun yang terpenting, sesungguhnya kami membutuhkan suatu sistem yang dapat menangani penjadwalan produksi dan, yang lebih utama, harus terintegrasi dengan sistem keuangan perusahaan. Ketika kami mulai mengembangkan pangsa pasar ke pasar Kanada, tentu kami membutuhkan penerapan proses bisnis yang kuat dan sekaligus mampu melakukan prakiraan secara lebih tepat, terutama jika dikaitkan dengan lamanya waktu distribusi ke Kanada,” jelas Hanham.

Setelah melalui berbagai analisis yang dilakukan, Hansen kemudian menentukan pilihan menggunakan aplikasi Microsoft Business Solutions - Axapta yang terkait dengan kebutuhan peningkatan kemampuan industri manufaktur yang handal. “Kami menggunakan solusi tersebut, karena kami menyadari bahwa solusi yang dipilih masih berada di awal siklus hidupnya, sehingga pemanfaatannya masih akan cukup lama dalam memberikan kemanfaatan bagi perusahaan. Kami juga memberi kepercayaan penuh terhadap penerapan solusi tersebut, terutama karena dilakukan oleh mereka-mereka yang sangat berpengalaman dalam sistem teknologi informasi (TI), khususnya, di lingkungan industri manufaktur.

Waktu Penerapan

Agar penerapan solusi berjalan baik dan terkendali, Hansen membentuk suatu tim yang menangani proyek tersebut, yang terdiri dari Carl Hansen, managing director , Hanham, Vaughan Woodgate, praktisi TI dari Network Management (mitra alihdaya infrastruktur TI yang dipilih Hansen). Penerapannya diperkirakan akan berlangsung dalam kurun waktu enam bulan.

Fase pertama proyek ditujukan untuk penerapan modul inventori dan keuangan yang dilakukan Januari 2003. Fungsionalitas lainnya baru berjalan dua bulan berikutnya, yakni Maret 2003 – pada saat yang sama sambil memastikan bahwa karyawan yang terlibat dalam aplikasi tersebut telah dilatih dengan baik.

Yang menarik, untuk mendukung keberhasilannya, pimpinan Hansen memiliki komitmen yang kuat dan sekaligus hal itu dipandang sebagai kunci keberhasilannya. Diakui oleh Duncan Cox, managing director Microsoft Business Solutions bahwa tim di Hansen ini mampu mendefinisikan berbagai kebutuhan bisnis kuncinya sejak dari awal. Selain itu, tim itu juga memiliki visi yang jelas terhadap apa yang ingin mereka capai dengan solusi yang baru tersebut.

Karenanya, penyediaan dan penerapan solusi tersebut dapat berjalan dengan arah yang tepat dan cepat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sejak awal. Dukungan pimpinan perusahaan dan seluruh karyawan yang terlibat menjadi sesuatu yang teramat penting bagi keberhasilan penerapannya.

Dengan didukung oleh piranti-piranti kustomisasi yang fleksibel maka proses adaptasi solusi semakin memudahkan untuk mengustomisasi setiap bagian sistem dari suatu sistem yang utuh dan sekaligus memastikan bahwa perusahaan dapat memaksimalkan keuntungan-keuntungannya. “Hanya ada beberapa modifikasi kecil yang masih perlu dilakukan untuk menyesuaikan sistem tersebut dengan apa yang kami butuhkan,” ujar Hanham.

Misalnya, kami dapat masuk ke order penjualan dengan menggunakan baik kode produk maupun kode pelanggan, jika hal itu berbeda. Perubahan-perubahan dalam daftar pengambilan produk juga dilakukan guna menunjukkan preferensi kami terhadap jumlah kemasan (carton) utuh, dan sistem tersebut akan secara otomatis memberi tahu si pengguna jika suatu produk dimasukkan dengan suatu jumlah yang membutuhkan pemisahan kemasan kartonnya.

Meningkatkan Pelayanan Pelanggan

Sejak awal penerapan solusi dijalankan, berbagai peningkatan efisiensi terjadi antara lain dalam proses manufaktur, membuat proses perencanaan produksi dan penjadwalan yang lebih ketat. Solusi ini juga menyediakan kemampuan memprakirakan jumlah produksi sebagaimana dibutuhkan perusahaan, sehingga mampu menangani ekspansi pasar di Kanada secara lebih baik.

Hanham menyatakan bahwa informasi yang disediakan oleh perusahaan untuk para pelanggannya menjadi lebih berarti – yang memungkin perusahaan memberikan layanan pelanggan yang lebih baik. “Axapta secara otomatis akan membuat e-mail ke pelanggan untuk memberitahu bahwa pesanan mereka telah diterima,” ujar Hanham, “begitu juga ketika produk pesanannya telah dikirimkan. Pesan itu akan memberitahu bagaimana atau menggunakan apa pesanan itu dikirimkan, kapan pesanan itu diperkirakan akan sampai, dan sekaligus produk-produk apa saja yang akan dipesan selanjutnya.”

Berbagai pengalaman terjadinya peningkatan efisiensi dialami Hansen enam bulan setelah solusi tersebut diterapkan. “Dengan Axapta semua kebutuhan kami, seperti aspek keuangan, manufaktur, inventori dan prakiraan mampu dicakup dengan baik,” tambah Hanham. Solusi yang dicakup dalam penerapan ini antara lain: semua proses akunting dan keuangan, pengelolaan inventori, pemrosesan order penjualan, pemrosesan order pembelian, perencanaan utama(Master Planning), pemrosesan order produksi dan penjadwalan produksi. Karenanya, dengan begitu, semakin banyak waktu yang dapat dihemat karena tidak ada data atau informasi yang terduplikasi sebagaimana sebelumnya.

Dengan begitu, semakin banyak karyawan yang terbebas dari memasukkan data, dan kini mereka dapat memokuskan perhatian mereka ke berbagai aspek bisnis yang jauh lebih penting. Keuntungan lainnya adalah kemampuan perusahaan membuat prakiraan bisnis yang lebih baik. Lebih dari itu, berbagai informasi saat ini dapat diproses secara real time, sehingga jika dibutuhkan perubahan hal itu dapat dilakukan dengan segera. Sekarang kami merasa dalam kondisi yang jauh lebih baik dibandingkan sebelumnya, karena selain dapat lebih mengendalikan proses ekspor kami ke mancanegara, juga dapat membuat berbagai keputusan bisnis yang lebih jernih dan tepat.

Penjadwalan proses produksi juga meningkat. “Kami sekarang ini sangat efisien dan dapat lebih baik dalam menangani inventori. Axapta merinci dengan tepat produk-produk apa saja yang kami butuhkan untuk diproduksi dan rakit – dan sekaligus menunjukkan produk-produk yang potensial dalam waktu dekat. Kami juga berhasil meningkatkan pengendalian terhadap system pembelian, karena system dapat dengan tepat memberi tahu kami apa yang perlu kami pesan dan kapan.” Hansen juga mengalami peningkatan efisiensi dalam manajemen keuangannya. Ini dibuktikan dengan kemampuan kami untuk mengemailkan laporan keuangan ke para distributor, membuat tagihan kapan saja dibutuhkan dan konversi mata uang akan secara otomatis dilakukan.”

Selain berbagai peningkatan efisiensi, Hansen juga berhasil meningkatkan pemberdayaan seluruh karyawan yang dimilikinya, sehingga pelayanan kepada para pelanggan menjadi jauh lebih baik. Hal ini sekaligus juga menjadi perambahan jalan bagi perusahaan ini untuk memasuki pasar mancanegara.

Meningkatkan Pertumbuhan

Ke depan, dengan keberhasilan yang telah berhasil diraih saat ini, Hansen tampaknya akan lebih fokus lagi untuk mencakup solusi berbagai informasi dalam perusahaan secara menyeluruh. “Nantinya, kami ingin menghilangkan semua pemasukan data di luar Axapta, karena kami menginginkan semua harus tersentralisasi dan terbarui secara terus menerus hanya dalam satu sistem. Pada saat yang sama, kami akan menggunakan solusi itu sehingga memungkinkan kami dapat secara optimal mengambil manfaat yang bisa diperoleh dari sistem tersebut.••• thi

back to top