Obat Pusing Supply Chain

Bayangkan sebuah toko di mana produk-produk yang dijualnya selalu tersedia kapan saja konsumen membutuhkannya. Bayangkan pula suatu toko di mana mustahil dijumpai barang-barang yang sudah kadaluarsa, di mana pengutilan barang sangat mudah terdeteksi, di mana penghitungan sistem inventaris Anda klop dengan hitungan inventaris barang secara fisik, dan di mana proses bisnis dengan mitra dagang begitu akurat dan terotomatisasi. Bayangkan pula di mana keberadaan, transparansi dan rantai pasok (supply chain) barang dibangun berdasarkan informasi supply dan demand secara real-time. Jual satu, datang satu, jual satu, datang satu … begitu seterusnya. Bayangkan juga, berapa besar modal kerja dan inventaris yang bisa dihemat.

Itulah gambaran mengenai rantai pasok yang ideal: menyinkronkan aktivitas di sepanjang rantai pasok, mulai dari titik penjualan merunut ke belakang sampai penyediaan bahan mentah. Jika ini terjadi, terciptalah suatu demand driven and networked economy yang sempurna.

Berbicara angan-angan memang mudah, namun implementasinya tidak semudah membalik telapak tangan. Ambil contoh industri ritel apa saja, di mana supply chain berperan sangat penting. Mungkin kita tidak usah terlalu jauh sampai ke hulunya. Katakanlah mulai dari pusat distribusinya. Di tempat ini, setiap paket barang yang datang dari pabrik harus dibuka dan isinya diperiksa secara manual, baik kondisi maupun jumlahnya, dan kemudian ditentukan barang ini akan dikirim ke toko A, toko B dst. Proses ini pun akan semakin rumit ketika suatu paket terdiri dari beberapa jenis barang. Ketika barang dikirim ke tempat tujuan, timbul lagi satu masalah baru, bagaimana kita melacak keberadaan barang, apakah sudah sampai di tujuan atau malah nyasar ke tempat lain?

Di toko, gerai, supermarket, hypermarket atau lainnya yang menjadi tempat interaksi perusahaan ritel dengan para konsumennya, masalah dan tantangan yang dihadapi pun tidak sedikit. Seringkali, para peritel tidak selalu tahu berapa aset yang mereka miliki ataupun keberadaannya (secara real time). Sebagai kompensasinya, mereka pun selalu menyetok barang. Solusi semacam ini jelas membutuhkan biaya yang tidak sedikit, dan tidak seluruhnya memecahkan masalah. Belum lagi, masalah-masalah yang terkait dengan ketidakcocokan antara jumlah barang dalam sistem inventaris dengan hasil pengecekan fisik pada saat proses stock opname misalnya, baik akibat salah input maupun akibat pengutilan barang.

Itu baru dari sisi peritel. Nah, bagaimana dengan konsumen? Mungkin Anda pernah merasakan betapa kesalnya diri Anda ketika sudah capai-capai datang ke supermarket hanya untuk mendapatkan rak tempat barang yang Anda cari sudah kosong melompong. Usaha Anda untuk mencari informasi ke petugas toko kapan barang akan tersedia pun sia-sia, karena sang petugas cuma bisa angkat bahu. Kalaupun Anda berhasil mendapatkan barang yang dicari, ketika akan membayar Anda harus menghadapi antrean panjang di kasir. Itu belum seberapa dibandingkan ketika sampai di rumah Anda mendapatkan barang yang Anda beli sudah melewati batas kadaluarsa!

Situasi semacam ini hanyalah sebagian kecil dari contoh masalah dan tantangan yang dihadapi para peritel saat ini. Selain harus menghadapi inventory chaos, para peritel juga dihadapkan pada karakteristik konsumen yang terus berubah. Seperti dilaporkan dalam Shopper Report 2002, selain keakuratan harga, ukuran terpenting untuk kepuasan konsumen adalah sistem check-out yang efisien dan ketersediaan barang.

Selain itu menurut Patrick Medley, Retail and Consumer Packaged Goods Leader, IBM Business Consulting Services untuk Asean dan Asia Selatan, konsumen pun semakin pintar, cenderung tidak loyal pada satu entitas ritel tertentu dan sangat sensitif terhadap harga, waktu, value dan informasi. Meski sebagian besar peritel mengetahui masalah ini dan berusaha menghadapinya, namun konsumen selalu menuntut lebih. Tetapi, para peritel kini boleh sedikit menarik napas lega, karena beberapa solusi yang konon cukup menjanjikan mulai bermunculan.

Identifikasi otomatis
Hampir semua industri ritel memanfaatkan teknologi pengidentifikasi otomatis atau automatic identification (Auto-ID) untuk melancarkan proses dalam supply chain-nya, apakah itu dengan barcode atau smart card. Rentang aplikasinya luas, mulai dari sistem akses dan keamanan sampai sistem pelacak barang, manajemen inventaris dan menyederhanakan check-out dari toko ritel. Auto-ID sendiri sebenarnya juga bukan barang baru, karena pengembangan enabling technology-nya, yaitu barcode dan Universal Product Code (UPC) sudah dimulai sejak pertengahan tahun 50-an sampai 70-an.

UPC dan barcode yang sudah digunakan di mana-mana menimbulkan dampak yang dramatis terhadap industri consumer packaged goods (CPG), yang meliputi produsen dan pengecer consumer goods. Menurut Accenture, sampai tahun 1997, total penghematan yang dicapai dari seluruh bagian value chain industri CPG di Amerika Serikat – mulai dari produksi sampai barang tiba di rak toko – mencapai 17 miliar dolar AS.

Pengembangan dan pemanfaatan Auto-ID kini mulai memasuki babak baru. Munculnya teknologi baru, khususnya electronic product codes (EPC) dan tag atau label radio frequency identification (RFID) diharapkan akan meningkatkan penghematan lebih nyata di berbagai industri. Menurut EPCglobal - organisasi pembuat standarisasi dan pengawas implementasi identifikasi dalam supply chain - teknologi baru ini meningkatkan kemampuan identifikasi obyek secara otomatis yang dimiliki UPC maupun barcode. Yakni, dengan memberikan data yang lebih akurat, spesifik dan tepat waktu, sekaligus mengurangi kebutuhan tenaga kerja untuk membaca informasi Auto-ID.

Informasi berkualitas lebih tinggi ini memungkinkan perusahaan melacak masing-masing barang secara individu sepanjang value chain, meningkatkan efisiensi masing-masing proses, memperbaiki utilisasi aset, meningkatkan akurasi forecast, dan meningkatkan fleksibilitas perusahaan dalam merespon perubahan kondisi supply dan demand. Berbeda dengan barcode yang digunakan sekarang. Barcode memang bisa menyediakan identifikasi suatu produk, namun tidak secara individu, dan masih membutuhkan intervensi manusia dalam mengambil datanya.

Pengadaan barang lebih akurat dengan otomatisasi supply chain. Rak pajang pun tidak akan pernah kosong.

Terkesan futuristik dan berlebihan? Tidak juga, karena beberapa pemain besar ritel, baik di Eropa maupun di Amerika Utara sudah mengambil ancang-ancang untuk memanfaatkan solusi ini. Ambil contoh Metro Group. Meski baru sebatas proyek percontohan, salah satu grup dagang terbesar dunia yang bermarkas di Duesseldorf, Jerman ini meluncurkan apa yang dinamakan toko masa depan atau Future Store Initiative bulan April 2003 lalu.

Konsep toko masa depan ini dirancang untuk menguji RFID dan teknologi ritel lainnya dalam kondisi nyata untuk melihat bagaimana kinerja dan respon konsumen terhadap teknologi tersebut. “Kami tidak sekedar membangun sebuah toko,” tukas juru bicara Metro, Albrecht von Truchsess, “namun juga membangun visi ritel untuk masa depan.”

Salah satu supermarket dari jaringan supermarket Extra milik Metro di kota Rheinberg telah dilengkapi dengan rak pintar, sistem kasir-mandiri berbasis RFID, timbangan pintar, dan teknologi ritel canggih lainnya. Supermarket ini terbuka untuk umum, dan konsumennya tetap bisa memilih berbelanja dengan sistem baru atau dengan cara tradisional.

RFID merupakan teknologi terpenting yang diujicoba, karena teknologi ini digunakan untuk melacak barang-barang dari pemasok sampai ke pusat distribusi hingga gudang supermarket, dan berakhir di rak pajangan. Tujuannya untuk menguji apakah sistem ini bisa mengurangi out of stock.

Di pusat distribusi barang, alat pembaca RFID memindai tag atau label yang menempel pada dus maupun palet berisi produk. Label ini bisa diprogram untuk menyimpan Global Trade Identification Number (GTIN) dan nomor seri. Informasi inilah yang dibaca ketika barang yang berlabel melewati pintu palka gudang dan di titik-titik pengeluaran/pemasukan barang. Palet dan dus dipindai untuk memberikan data pengiriman dan inventaris yang akurat, dan kemudian ditransfer ke sistem back-end Future Store tersebut.

Beberapa pemasok seperti Gillette misalnya, memberi label RFID pada setiap unit produk alat cukurnya, yang kemudian ditempatkan ke dalam rak pajang pintar (smart shelves). Alat pemindai yang ada di rak akan terus memantau jumlah produk yang dipajang, sehingga ketika jumlah produk tinggal sedikit, rak akan mengirim peringatan kepada petugas supermarket untuk segera mengisinya. Selain itu, beberapa produk kosmetik dan makanan juga diberi label RFID untuk memberikan data inventaris secara real time dan notifikasi ketika barang sudah kadaluarsa.

Troli belanja pun tidak luput diberikan label RFID. Di pintu supermarket terpasang pemindai RFID, sehingga jumlah troli yang keluar masuk bisa terpantau manajer supermarket. Jika ada peningkatan lalu lintas troli, jumlah kasir yang dibuka pun bisa ditambah, sehingga mengurangi antrian di kasir.

Dr. Gerd Wolfram, Project Manager METRO Group Future Store Initiative, mengaku cukup puas dengan uji coba Extra Future Store ini. “Dengan menggunakan teknologi ritel mutakhir, ketersediaan barang menjadi lebih reliable. Belanja pun semakin mudah dan nyaman. Dengan cara ini, kami berharap bisa meningkatkan loyalitas pelanggan dan mendongkrak penjualan. Pada saat yang sama, juga mengoptimalkan proses dan mengurangi biaya,” ujarnya.

Kolaborasi antar vendor

Jumlah penggunaan RFID memang belum masal. Untuk kasus Future Store saja, jenis produk yang berlabel RFID sampai ke tingkat item hanya segelintir, misalnya Gillette, Procter & Gamble dan Kraft, sementara pemasok lain belum menerapkannya. Namun, Metro telah menerapkan pelabelan RFID untuk tingkat dus dan palet, yang meski tidak serinci tingkat item, tetap memungkinkan dapat memperbaiki proses pelacakan dan manajemen inventaris.

Seorang analis dari META Group, Gene Alvarez mengatakan bahwa penggunaan label RFID sampai setingkat item memang belum akan meluas dalam waktu dekat ini. Namun, keterlambatan ini menurutnya tidak berdampak pada tingkat penyerapan teknologi dan keuntungan yang dihasilkannya.

Otomatisasi supply chain memungkinkan SDM perusahaan ritel lebih diberdayakan untuk melayani dan lebih dekat ke konsumen.

“ Pemberian label RFID sampai tingkat item cocok untuk barang yang label harganya cukup besar,” ujar Alvares. Jadi, label RFID sampai tingkat palet dan rak, ditambah beberapa produk tertentu yang menggunakan RFID sampai setingkat item sementara ini sudah cukup memadai. “Tidak perlu memaksakan diri sampai teknologi ini benar-benar matang,” lanjutnya.

Alvarez menambahkan bahwa untuk implementasi RFID apapun, kerjasama antar berbagai penyedia teknologi lumrah adanya. “Implementasi RFID lebih merupakan pengaturan simfoni dibandingkan hanya sekedar membeli teknologi,” ujarnya. Untuk kasus Future Store Metro saja sudah melibatkan beberapa rekanan utama, seperti SAP (aplikasi enterprise), IBM (middleware RFID via MQSeries, integrasi sistem, dan kios otomatis), Intel (pemindai RFID, infrastruktur) serta puluhan vendor lainnya.

Besarnya dukungan para vendor terhadap inisiatif Future Store Metro ini juga tidak terlepas dari besarnya minat dan keyakinan akan masa depan RFID. SAP misalnya, perusahaan piranti lunak terbesar kedua dunia, yang beberapa tahun belakangan aktif menggarap pasar supply chain management (SCM) ini termasuk salah satu pihak yang aktif mendukung penerapan RFID.

“ RFID saat ini merupakan inovasi teknologi paling nyata dalam sektor supply chain,” tandas Henning Kagermann, CEO dan Chairman SAP. “Teknologi RFID generasi baru ini akan membuka jalan penghematan biaya inventori sampai 80 persen dan mengurangi kerugian akibat hilangnya barang sampai 69 miliar dolar AS setahunnya,” ujarnya. Sementara petinggi SAP lainnya, Claus Heinrich mengungkapkan keyakinannya bahwa pasar RFID akan tumbuh secara fenomenal dalam waktu dekat ini, dan pihaknya siap menghadapinya dengan meng-RFID enabled-kan produk-produk SCM-nya.

Sementara itu, beberapa peritel selain Metro, seperti Wal-Mart dari AS dan Tesco plc dari Inggirs, juga menunjukkan komitmen untuk menerapkan RFID, meski lebih banyak yang menunjukkan sikap wait and see. Wal-Mart misalnya, meski sempat maju mundur dalam implementasi RFID, belum lama ini mensyaratkan ke-100 pemasok utamanya untuk melabelkan dus dan palet barang yang dikirimnya dengan RFID mulai Januari 2005, sementara pada tahun 2006 diharapkan seluruh pemasok Wal-Mart sudah RFID compliance.

Pertunjukan sudah digelar. RFID mungkin tidak lama lagi menjadi faktor utama bagi peritel untuk bertahan hidup. “Situasi tekanan persaingan sudah terasa,” ujar Alvarez. “Marjinnya sudah begitu tipis sehingga pengendalian inventori, eksekusi supply chain, pemenuhan pesanan dan menjaga produk untuk tetap tersedia di rak toko akan menjadi penentu keberhasilan atau kegagalan sebuah perusahaan ritel.”

Hal yang sama pun berlaku bagi para pemasok, apalagi sekarang era perdagangan bebas. Bukan mustahil, suatu saat perusahaan ritel mancanegara yang memasuki pasar lokal akan mengambil langkah yang sama dengan apa yang telah dilakukan Wal-Mart. Jika pemasok lokal tidak waspada, tidak mustahil pula mereka hanya bisa gigit jari menyaksikan pangsa pasarnya digerogoti pemasok asing. • aa

Foto-foto: Metro AG & Muflihun