 |
Aditya Syahrizal,
Pengamat & praktisi Total Quality Management, dan telah
meraih Black Belt Certified.
Email: aditya_syah@hotmail.com |
Continuous
Improvement. Melakukan aktivitas yang lebih baik setiap saat
dan menjadi bagian yang tak terpisahkan dari keseharian setiap
karyawan di perusahaan merupakan impian semua pemimpin perusahaan.
Karena, dengan begitu akan membuat perusahaan memperoleh
kemajuan yang lebih nyata.
Pada artikel ini saya ingin sedikit memberi gambaran mengenai
langkah-langkah yang dapat dilakukan oleh setiap individu atau
pun kelompok dalam melakukan perbaikan proses kerja di tempatnya
masing-masing.
Langkah Pertama
Dalam menyelesaikan suatu masalah harus secara terstruktur
dan sistematis, bersama-sama dengan anggota tim yang ada guna
melakukan identifikasi awal terhadap hal-hal berikut:
1. Tanyakan, apa yang menjadi titik permasalahan sebenarnya?
Kelihatannya mudah, tetapi karena persepsi atau pandangan masing-masing
orang berbeda, dalam melihat masalahnya pun bisa jadi berbeda.
Dengan semua melihat pada hal yang sama, maka akan semakin
memperkaya wawasan kita dalam melihat permasalahan tersebut.
2. Setelah lebih jelas melihat hal tersebut, maka tim harus
berani membuat target awal dalam melakukan perbaikan. Kalau
melakukan perbaikan tersebut secara bersama-sama, maka akan
menjadi apa dan berapa, baik secara kualitatif maupun kuantitatif,
proses kerja kita selanjutnya? Membuat target yang kuantitatif
tentu saja akan membuat proyek kita menjadi lebih baik.
3. Ceritakan sedikitnya 2-3 alinea mengenai latar belakang
dari proyek yang akan kita kerjakan. Dengan menceritakan secara
lebih detil dan struktural akan membuat semua anggota tim lebih
jelas memahami mengenai apa yang menjadi titik permasalahan
dan apa yang harus dilakukan kemudian.
4. Pastikan juga bahwa cakupan (scope) dari masalah yang akan
dibahas, harus jelas ujung pangkalnya. Jangan sampai persoalan
melebar, sehingga nantinya kita sendiri yang justru mengalami
kebingungan mengenai hal itu. Tentukan dengan jelas kapan awal
dan akhir dari permasalahan itu, jangan terlalu sempit dan
jangan terlalu melebar.
5. Coba diperhitungkan nilai ‘cost & benefit’ dari
proyek itu kalau dilakukan secara benar dan optimal. Gunakan
beberapa asumsi yang mendekati titik permasalahan yang ada.
Cost dapat berarti biaya yang dikeluarkan dalam proyek tersebut,
sementara benefit dapat berupa aspek kuantitatif dan kualitatif
yang akan diperoleh.
6. Jangan lupa menentukan target waktu dalam menyelesaikan
proyek tersebut. Tanpa adanya batasan waktu yang jelas akan
membuat proyek boleh jadi tidak selesai pada waktu yang diharapkan.
Setelah mengidentifikasi keenam hal di atas, selanjutnya melangkah
ke hal yang tersulit dari langkah pertama ini, yaitu mengidentifikasi
Voice of Customer, atau apa yang menjadi keinginan pelanggan
dalam proyek perbaikan ini. Ada beberapa cara yang dapat dilakukan,
yaitu dengan cara survei atau focus group, misalnya. Salah
satu metoda yang dapat digunakan dalam mencoba menggambarkan
keseluruhan proyek improvement tersebut adalah: kenali customer
Anda – kenali apa output yang mereka inginkan – identifikasi
start end proses kerja Anda untuk mengeluarkan output yang
diinginkan pelanggan Anda – identifikasi input yang dibutuhkan
agar proses Anda mampu menjalankan proses kerja tersebut – dan
identifikasi siapa supplier yang menyuplai input yang Anda
butuhkan. Sederhana memang, tapi sesungguhnya akan membuat
Anda menjadi jauh lebih mengerti mengenai proses Anda.
Inti dari langkah pertama ini adalah bagaimana melakukan pemetaan
terhadap proses kerja yang akan ditingkatkan (improved).
Langkah Kedua
Langkah awal dari tahap kedua ini adalah kemampuan memperoleh
data dan ukuran dari setiap ‘input – proses – output‘ yang
terjadi di proses kerja yang ada saat ini. Identifikasi
proses kerja tersebut, kenali pula apa input dan output-nya.
Kemudian, tentukan parameter data yang ada di ‘input – proses – output’ yang
terjadi. Kumpulkan datanya selengkap mungkin. Akan sangat
membantu bagi semua anggota tim, bila data yang di kumpulkan
tersebut digambarkan dalam bentuk grafik. Grafik ini akan
sangat membantu memperlihatkan profil dari proses kerja
yang terjadi saat itu dalam mengeluarkan output kerja proses
Anda sekarang.
Inti dari langkah kedua ini adalah untuk mengukur dan mengerti
mengenai proses kerja yang terjadi saat ini di tempat Anda.
Langkah Ketiga
Setelah mampu mengidentifikasi proses kerja yang terjadi,
Anda juga harus mampu menggambarkan flow of work dari proses
kerja yang terjadi saat ini. Gambarkan secara sederhana
urutan proses kerja mulai dari titik awal hingga proses
tersebut berakhir. Kenali “Moments of Truth”,
yaitu saat dimana proses Anda bersinggungan dengan pelanggan.
Hal itu merupakan sesuatu yang penting, mengingat saat
ini akan menentukan titik kepuasan pelanggan Anda melalui
proses kerja yang ada. Coba identifikasi pula mana-mana
proses kerja yang sebenarnya tidak bermanfaat di mata pelanggan.
Kenali proses mana yang menjadi titik terpenting bagi pelanggan
Anda. Setelah Anda mampu mengenali hal tersebut, maka anda
dapat melakukan stratifikasi data untuk menemukan prioritas
perbaikan pada proses kerja Anda itu.
Coba Anda lakukan root cause analysis untuk mengetahui akar
penyebab dari keluhan yang muncul dari berbagai data yang
telah Anda kumpulkan. Ajukan pertanyaan beberapa kali untuk
mengetahui apa sebenarnya yang menjadi penyebab dari permasalahan
tersebut. Verifikasi akibat yang muncul tersebut dengan data
yang telah Anda kumpulkan. Lihat apakah itu memang didukung
oleh data atau hanya karena perasaan Anda saja. Ingat, yang
baik adalah apabila hal itu didukung sepenuhnya oleh data
yang ada!
Coba hitung dan bayangkan bila permasalahan yang sudah diverifikasi
tadi diperbaiki, seberapa besar keuntungan yang akan diperoleh
perusahaan Anda?
Inti dari langkah ketiga ini adalah kemampuan menganalisa
data dan proses kerja Anda guna menentukan permasalahan dan
keuntungan yang diperoleh dari perbaikan kerja yang dilakukan.
Langkah Keempat
Langkah berikutnya adalah gunakan semua cara dan metoda yang
Anda fahami, tentu saja bersama-sama dengan semua anggota
tim. Bahkan, Anda pun dapat mengundang semua orang yang
Anda anggap perlu untuk berfikir keras mengenai ide apa
saja yang dapat dilakukan untuk memperbaiki permasalahan
tersebut.
Prinsip yang perlu diperhatikan: semua ide yang muncul adalah
baik, tidak ada ide yang tidak baik!
Jangan lupa menggambarkan proses kerja baru yang dapat memberikan
perbaikan kepada permasalahan tersebut. Lakukan sumbang saran
antara anggota tim untuk memastikan bahwa perbaikan yang
ada dapat memperbaiki masalah yang muncul di langkah Ketiga.
Setelah semua meyakini mengenai ide perbaikan tersebut, lakukan
implementasi perbaikan dalam skala implementasi yang terbatas
(pilot project). Mengapa pilot project? Dengan pilot project,
proses perbaikan akan lebih mudah termonitor dan terjaga
tingkat risikonya. Lakukan monitoring penuh untuk melihat
pilot project tersebut berjalan. Implementasi dalam skala
terbatas ini biasanya dapat dilakukan selama 3 minggu hingga
3 bulan. Setelah melalui pengamatan yang terukur, implementasi
ini dapat dilakukan secara keseluruhan di semua area.
Inti dari langkah keempat ini adalah melakukan perbaikan
terhadap permasalahan yang ada dan melakukan implementasi
terhadap ide terbaik yang muncul.
Langkah Kelima
Setelah implementasi berjalan, kumpulkan data dan lakukan
monitoring terhadap hasil implementasi dan itu mutlak dilakukan.
Hal ini dilakukan untuk mengetahui apakah hasil improvement
itu sesuai dengan apa yang menjadi cita-cita dari anggota
tim, yaitu apakah menyelesaikan permasalahan yang ada dan
mampu mencapai target awal yang ditentukan oleh tim dan disetujui
oleh sponsor dari proyek tersebut. Monitoring terhadap hasil
improvement harus dilakukan secara kontinu, mengingat dari
sinilah kita akan mengetahui bahwa improvement itu sukses
atau tidak.
Gambarkan proses capability dari proses yang terjadi, apakah
sesuai dengan harapan atau tidak. Lihat defect yang terjadi.
Semakin kecil defect yang terjadi, akan memperlihatkan bahwa
proses improvement yang Anda lakukan telah mampu menjawab
permasalahan yang terjadi.
Tentu saja, seperti telah disinggung pertama kali mengenai
continuous improvement, bahwa perbaikan yang dilakukan sifatnya
continuous dan terus bergerak, sehingga hasilnya akan tetap
menjadi perbaikan pada saat berikutnya. Quality Is A Never
Ending Journey .. Right?
Inti langkah kelima ini adalah melakukan monitoring secara
kontinu terhadap hasil improvement yang telah dilakukan.
“Extend Skills And Knowledge In Process Improvement
Activities In Order To Be Consistently And Completely Exceeding
Customer
Expectations Every Time” • |
