| 
 Terimakasih
sebelumnya, saya memiliki beberapa pertanyaan: Siapakah
yang selayaknya bertanggungjawab dalam implementasi TI,
EDP kah atau salah satu Manajer lainnya? Bagaimana peran
CEO, apakah cukup mengetahui saja atau inisiatif harus
datang dari dia? Mana yang menurut Bapak sangat kritikal,
teknologi dan sistem atau kebijakan dan komitmen pimpinan
dalam keberhasilan penerapan TI di suatu perusahaan?
Vivi Irmayanti,
Pengembangan Bisnis, Medan.
 Setiap
perusahaan memiliki struktur organisasinya masing-masing,
yang dikembangkan berdasarkan proses bisnis yang ada. Secara
umum, pimpinan paling tinggi (seperti misalnya Presiden Direktur,
Direktur Utama, atau Chief Executive Officer) bertanggung
jawab terhadap kinerja perusahaannya, termasuk dalam hal
implementasi teknologi informasi.
Untuk membantu tugasnya, biasanya ditunjuk seseorang dengan
jabatan khusus yang bertanggung jawab terhadap proses perencanaan
dan pengembangan sistem dan teknologi informasi di perusahaan.
Tugas utama yang bersangkutan ini adalah untuk menjamin lancarnya
implementasi teknologi informasi (TI), sehingga dapat memberikan
kontribusi signifikan bagi operasional dan perkembangan bisnis
sehari-hari.
Tinggi rendahnya posisi orang ini sangat ditentukan oleh
posisi dan peranan TI bagi perusahaan. Semakin kritikal fungsi
TI, biasanya semakin tinggi pula jabatan penanggung jawabnya
di dalam organisasi. Jabatan tertinggi adalah pada level
Direktur (anggota Direksi) atau Chief Information Officer,
yang memiliki paling tidak 5 (lima) tugas utama sebagai berikut:
1. Memahami Bisnis
Tugas pertama dan utama yang merupakan tanggung jawab eksekutif
lain dalam jajaran direksi adalah mempelajari dan memahami
secara menyeluruh dan mendetail bisnis yang digeluti perusahaan.
Kalau dahulu manajemen inti cukup mempelajari semua komponen
internal perusahaan (khususnya sehubungan dengan produk-produk
atau jasa-jasa yang ditawarkan). Saat ini hal tersebut tidaklah
cukup.
Persaingan yang begitu cepat dan lingkungan bisnis yang sangat
dinamis mengharuskan eksekutif perusahaan untuk selalu memantau
dan mempelajari aspek-aspek di luar perusahaan (eksternal)
secara intens dan terus-menerus, terutama yang terkait dengan
perilaku pasar (market) dan pelanggan.
Setidak-tidaknya, untuk dewasa ini, ada tujuh cara yang terbukti
efektif untuk mempelajari hal internal dan eksternal perusahaan.
Ketujuh cara tersebut adalah:
1) Memiliki armada SDM yang secara berkala mempelajari keadaan
pasar dan komponen eksternal lainnya;
2) Mempelajari secara mendalam proses-proses penciptaan produk
atau jasa yang ditawarkan perusahaan;
3) Mengundang bagian-bagian lain dalam perusahaan untuk berdiskusi
secara berkala;
4) Menghadiri seminar-seminar yang berhubungan dengan industri
terkait;
5) Membaca secara aktif publikasi-publikasi yang terkait
dengan produk, jasa, dan industri di mana perusahaan yang
bersangkutan berada;
6) Menjadi anggota forum-forum bisnis maupun akademis terkait;
dan
7) Menjalin komunikasi aktif dan konsisten dengan para manajer
lini perusahaan.
2. Membangun Citra Divisi
Tugas kedua yang menjadi tanggung jawab seorang CIO adalah
membangun kredibilitas direktorat sistem informasi yang dipimpinnya.
Hal ini sangat penting, mengingat banyak sekali karyawan
yang menilai bahwa penggunaan sistem informasi secara strategis
merupakan ciri perusahaan di masa mendatang, bukan saat ini.
Namun walau bagaimanapun juga, direktorat sistem informasi
yang ada harus dapat membuktikan bahwa aktivitias-aktivitas
yang dilakukan saat ini adalah merupakan jalan atau jembatan
menuju masa depan. Direktorat, departemen, atau divisi sistem
informasi (atau teknologi informasi) harus memiliki citra
yang baik di mata fungsi-fungsi lain dalam perusahaan. Strategi
yang paling efektif adalah dengan cara membantu para SDM
di dalam perusahaan untuk meningkatkan kinerjanya melalui
utilisasi TI, karena hal inilah yang merupakan misi utama
dari keberadaan sistem informasi di perusahaan.
Pemberian pendidikan dan pelatihan kepada para pengguna (users)
sistem informasi, mulai dari staf sampai dengan manajer eksekutif,
merupakan salah satu cara lain untuk meningkatkan citra divisi
sistem informasi. Dengan menghasilkan “produk-produk” yang
terbukti dapat membantu para karyawan dalam melaksanakan
aktivitas perkerjaannya sehari-hari, divisi sisten informasi
akan dengan mudah mendapatkan kepercayaan dari fungsi-fungsi
lain di organisasi untuk membawa mereka ke bentuk perusahaan
masa depan.
 3. Meningkatkan Mutu
Penggunaan Teknologi
“Tak kenal maka tak sayang”, mungkin demikianlah
kalimat yang cocok ditujukan bagi para karyawan yang belum
pernah dan takut menggunakan komputer. Melihat bahwa keberadaan
TI ditujukan untuk meningkatkan kualitas kinerja SDM (employees
empowerment), seorang CIO memiliki tugas memasyarakatkan
teknologi informasi agar digunakan secara aktif untuk para
karyawan perusahaan.
Selain pemberian program-program pelatihan (training) yang
bersifat edukatif, diperlukan suatu strategi untuk membuat
karyawan tertarik belajar lebih jauh dan memanfaatkan teknologi
informasi yang ada. Caranya bisa beraneka ragam, mulai dari
yang bersifat hiburan (entertainment) – seperti melalui
permainan pada saat rekreasi perusahaan (company outing) – sampai
dengan yang sangat serius, seperti diadakannya workshop khusus.
Tujuannya adalah agar para karyawan akrab dengan komputer
(computer literate), sehingga selain dapat meningkatkan kualitas
kerja mereka, inovasi-inovasi baru berupa ide-ide pengembangan
di masa mendatang akan turut berpengaruh pada pengembangan
sistem informasi di perusahaan.
4. Mencanangkan Visi
Teknologi Informasi
Tugas selanjutnya bagi seorang CIO adalah menentukan visi
perusahaan melalui pemanfaatan sistem informasi di masa mendatang.
Seorang eksekutif senior yang baik, adalah yang selalu bersifat
proaktif. Membantu perusahaan mencanangkan visinya di masa
mendatang adalah salah satu contoh sikap proaktif yang harus
dimasyarakatkan di kalangan perusahaan. Visi pemanfaatan
sistem informasi merupakan bagian integral yang tak terpisahkan
dari visi perusahaan secara umum.
Melihat bahwa abad sekarang dan mendatang adalah era yang
sangat bergantung kepada informasi, peranan CIO dalam melihat
masa depan perusahaan menempati posisi yang cukup dominan.
Namun tugas CIO tidak hanya terbatas untuk merumuskan visi
saja, namun yang bersangkutan harus dapat memasyarakatkan
ide-ide yang ada ke seluruh jajaran manajemen dan staf (create
a vision).
Apalah artinya sebuah visi yang bagus tapi tidak ada seorang
pun dari karyawan yang merasa perlu untuk mewujudkannya.
Ada banyak teknik dan teori yang ditawarkan kepada manajemen
untuk membantu merumuskan dan menjual visi kepada seluruh
jajaran karyawan secara efektif. Hal ini sangat penting,
karena visi merupakan akar dari seluruh aktivitas yang dilakukan
oleh perusahaan dalam kegiatan bisnisnya setiap hari.
5. Pengembangan Sistem
Informasi
Misi terakhir dari seorang CIO tentu saja membuat semua
hal yang ada di atas menjadi nyata, yaitu merencanakan dan
mengembangkan arsitektur sistem informasi perusahaan, yang
terdiri dari komponen-komponen seperti software, hardware,
brainware, proses dan prosedur, infrastruktur, standard,
dan lain sebagainya. Secara berkesinambungan, seorang CIO
harus dapat me-utilisasikan sistem informasi yang dimiliki
perusahaan saat ini secara optimum, sejalan dengan rencana
pengembangannya di masa mendatang.
Suatu kali seorang praktisi manajemen mengatakan bahwa seorang
CIO yang baik akan dapat “memanusiakan” karyawannya
dengan cara memanfaatkan TI untuk membantunya melaksanakan
aktivitas pekerjaan sehari-hari.
Berdasarkan pengamatan dan kajian terhadap implementasi TI,
khususnya di perusahaan-perusahaan Indonesia, nampaknya hal
yang menjadi kunci sukses utama adalah aspek leadership atau
kepemimpinan dari seorang Presiden Direktur.
Pimpinan perusahaan ini harus dapat menjadi “lokomotif” yang
dapat merubah paradigma pemikiran (mindset) terhadap orang-orang
di dalam organisasi yang belum mengetahui manfaat strategis
dari teknologi informasi bagi bisnis perusahaan.
Disamping itu, yang bersangkutan harus memiliki rencana strategis
atau roadmap yang jelas terhadap pengembangan teknologi informasi
di perusahaannya dan secara konsisten dan kontinyu disosialisasikan
ke seluruh jajaran manajemen dan stafnya. Hal-hal semacam
business plan, kebijakan (policy), masterplan, cetak biru,
dan lain sebagainya dapat dijadikan sebagai alat untuk membantu
manajemen dalam usahanya untuk mengembangkan TI secara holistik,
efektif, dan efisien.•
continued to next page
|
