Mengapa perlu menerapkan sistem kualitas?
Pada artikel saya sebelumnya, saya telah sedikit mengulas mengenai bagaimana mengintegrasikan kualitas dalam kehidupan pekerjaan kita sehari-hari. Dimana kalau kita berbicara mengenai suatu kualitas dengan standar 99.99966% tanpa defect dalam 1 juta kesempatan transaksi (Six Sigma), secara mendasar kita berbicara bagaimana semua individu karyawan yang ada dalam organisasi kerja di suatu perusahaan telah memiliki sikap berpikir untuk selalu fokus pada pelanggan. Juga, bagaimana untuk selalu dapat memenuhi atau bahkan melebihi harapan pelanggan, serta disiplin untuk selalu melakukan improvement yang berkesinambungan dan fokus pada proses kerja yang terutama terkait dengan pelanggan.

Dengan penekanan di atas terlihat bahwa kualitas sangat tergantung pada semua individu yang ada, yang harus memiliki sikap berpikir dan disiplin kualitas yang tinggi. Karenanya, kalau kita berbicara mengenai implementasi kualitas, maka kita akan berbicara mengenai bagaimana mengembangkan skill dan cara berpikir semua karyawan di suatu perusahaan. “It’s about shifting the everyone mindset and changing the way we think!”

Journey To Be A Six Sigma Company
Secara umum dan realistis, jangan pernah berpikir bahwa menjadikan suatu perusahaan sebagai Six Sigma Company akan terjadi dalam 1 malam, 1 bulan atau bahkan 1 tahun! Tidak! Karena, dalam hal ini, kita akan sangat tergantung pada semua individu karyawan yang ada di suatu perusahaan.

Secara mendasar dan berdasarkan pengamatan, serta beberapa pengalaman nyata di beberapa perusahaan besar, implementasi penerapan sistem mutu atau dengan kalimat yang lain “melakukan pengembangan pola dan sikap berpikir kualitas Six Sigma” terhadap semua karyawan dalam suatu perusahaan umumnya membutuhkan waktu sekitar minimum 4 tahun hingga 6 tahun.

Untuk dapat lebih menggambarkan mengenai hal ini, saya akan sedikit menjelaskan mengenai tahapan-tahapan tersebut, sebagai berikut:

1. Membangun “Quality Awareness” kepada semua karyawan pada tahun pertama.
• Pada fase ini perusahaan mulai melakukan training untuk mengembangkan pengetahuan tentang Six Sigma, mulai dari pola pikir hingga ke hal teknis yang terkait dengan bagaimana semua karyawan dituntut untuk melakukan process improvement secara struktural dan sistematis. Pelatihan ini, biasanya dilakukan untuk semua karyawan, dengan standar minimum adalah untuk setiap department head di perusahaan tersebut.
• Di perusahaan yang sudah menerapkan konsep Six Sigma, seperti GE, dikenal istilah Black Belt, yaitu bila seorang karyawan telah diberikan pelatihan yang sangat komprehensif mengenai Six Sigma, mulai dari filosofi hingga ke masalah teknis bagaimana melakukan improvement yang tepat dan efektif. Seorang Black Belt, biasanya, difokuskan dalam proses pengembangan mutu di suatu perusahaan terlepas dari pekerjaan rutin sehari-hari (tiada hari tanpa melakukan improvement untuk perusahaan). Ada juga yang disebut Green Belt, yaitu seorang karyawan yang juga telah dibekali pelatihan yang cukup komprehensif tentang Six Sigma, dan diberi tanggung jawab hanya untuk melakukan continuous improvement di tempat dia bertanggung jawab atau bekerja saja. Selain itu, ada yang disebut Master Black Belt, yaitu seorang Black Belt yang telah mendapatkan pelatihan yang sangat intensif, untuk kemudian dijadikan tempat bertanya (internal consultant) bagi setiap Black Belt dan Green Belt, bila dirasakan adanya kekurangan-kekurangan tertentu.
• Untuk pembentukan Master Black Belt, Black Belt dan Green Belt ini digunakan suatu standar, yaitu untuk setiap 20 orang karyawan harus memiliki 1 orang Green Belt, untuk setiap 100 orang karyawan dibutuhkan 1 orang Black Belt dan untuk setiap 30 Black Belt maka diperlukan minimum 1 orang Master Black Belt.

2. Melakukan “Quality Deployment” terhadap hasil pelatihan dan praktisi yang telah dikembangkan di fase Awareness pada tahun kedua.
• Pada tahap ini, pihak manajemen perusahaan, melalui koordinasi dari semua jajaran manajemen, melakukan secara sukarela atau di”push” untuk mengaplikasikan skill yang sudah diterima dari training yang telah dilakukan. It’s Show Time!
• Semua karyawan diminta dan diwajibkan untuk menjadikan semua inisiatif kualitas menjadi tindakan praktisi dan habit sehari-hari, tentu saja dengan dicontohkan oleh jajaran manajemen. Di sisi lain, semua Black Belt fokus melakukan perbaikan pada “existing process”, terutama yang terkait langsung dengan pelanggan.

3. Di tahun ketiga, perusahaan sudah mulai memetik hasil kualitas substansial yang sudah terukur. Fase ini biasa disebut dengan fase “Quality Result”.
• Pada fase ini sebenarnya perusahaan sudah mulai memetik hasil dari pelatihan karyawan yang dilakukannya.
• Semua karyawan melakukan “Quality Effort” yang signifikan dalam process improvement di perusahaan, seperti proyek untuk peningkatan kualitas customer satisfaction, proyek untuk meningkatkan market share, proyek untuk meningkatkan customer retention, proyek untuk meningkatkan produktivitas dan pendapatan net income perusahaan.
“ Some people dream of worthy accomplishments, while others stay awake and do them!”

Aditya Syahrizal •pengamat & praktisi Total Quality Management, dan telah meraih Black Belt Certified.