|
 Pak
Eko Yth. Belakangan ini uraian yang Bapak berikan lebih panjang,
sehingga banyak hal yang bisa difahami dari berbagai hal mengenai
eBusiness dan aspek penerapan TI lainnya. Terima kasih. Saya
memiliki satu pertanyaan yang akan saya tanyakan ke Bapak.
Apakah penerapan TI atau eBusiness perlu mengikuti tren atau
kebutuhan perusahaan, tentunya mengacu pada teknologi yang
lebih maju?
Keyko,
Manajer Pengembangan Bisnis, Semarang.
 Secara
prinsip, teknologi informasi (TI) merupakan alat untuk membantu
perusahaan dalam usaha pencapaian visi dan misinya. Dalam
kerangka ini jelas bahwa pertama-tama yang harus didefinisikan
terlebih dahulu adalah kebutuhan perusahaan. Setelah secara
jelas didefinisikan, barulah dikaji spesifikasi TI seperti
apa yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan tersebut. Dalam
teori, sering ditekankan bahwa kebutuhan bisnis (business
requirements) secara langsung maupun tidak langsung akan men-drive
keberadaan TI dan pengembangannya. Karena pada level operasional/transaksional
yang menjadi inti kinerja bisnis adalah business process,
maka arsitektur TI yang dirancang dan dibangun akan sangat
dipengaruhi oleh hal tersebut. Oleh karena itulah dikatakan
bahwa TI berfungsi sebagai enabler berbagai inisiatif bisnis
yang ada.
Untuk menjamin bahwa pengembangan TI sejalan (align) dengan
kebutuhan bisnis perusahaan, maka perlu disusun sebuah dokumen
rencana induk (masterplan) yang kerap dinamakan sebagai Information
Technology Strategic Plan (ITSP) yang mengacu pada rencana
bisnis perusahaan yang telah secara gamblang digambarkan dalam
dokumen Business Plan-nya. Dokumen ITSP ini secara umum memuat
tiga hal pokok, yaitu masing-masing:
• Definisi kebutuhan TI yang didapat melalui hasil pengkajian
kebutuhan bisnis perusahaan;
• Arsitektur dan spesifikasi TI yang perlu dikembangkan
agar dapat memenuhi kebutuhan yang telah didefinisikan; dan
• Strategi perusahaan di dalam mengelola dan mengembangkan
TI yang dimilikinya.
 Mengingat
bahwa dalam beberapa hal perlu dikembangkan dokumen teknis
terkait dengan arsitektur yang ada (misalnya: terdapat aplikasi
yang harus dikembangkan sendiri, atau arsitektur perangkat
keras yang melibatkan sejumlah standar berbeda, atau struktur
basis data yang spesifik dengan kondisi perusahaan, dan lain
sebagainya), maka ada baiknya perusahaan terkait menyusun
pula dokumen cetak biru-nya atau yang biasa disebut sebagai
Information Technology Technical Bluepring (ITTB).
Pada ITSP dan ITTB inilah diperlihatkan bagaimana strategi
perusahaan dalam menghadapi kenyataan cepatnya perkembangan
TI. Tentu saja pemilihan teknologi yang diterapkan tidak hanya
sekedar dilihat dari faktor trend dan perkembangannya semata,
tetapi dihubungkan pula dengan aspek-aspek seperti: kemampuan
finansial perusahaan, ketersediaan support and services di
Indonesia, karakteristik SDM perusahaan, harapan para customers,
dan lain sebagainya.•
Perlunya
Tim Implementasi dalam Menerapkan eBusiness
Saya
ingin bertanya kepada Pak Eko. Bagaimana menerapkan TI bagi
kalangan usaha kecil dan menengah (UKM)? Apakah ada hal-hal
yang bisa dilakukan untuk meminimalkan biaya, sehingga benar-benar
dapat diimplementasikan oleh mereka? Target apa yang mesti
menjadi perhatian, mengingat ketrampilan dan biaya yang sering
menjadi kendala, sementara keberhasilannya diharapkan bisa
mendukung pengembangan bisnis yang dilakukan?
Indri Harimansyah W, General Manager, Jakarta.
Walaupun
prinsip mengenai peranan dan fungsi TI bagi beragam organisasi
dan perusahaan sama, namun strategi mengimplementasikan TI
bagi UKM cukup berbeda dibandingkan dengan perusahaan-perusahaan
berskala besar lainnya (enterprise atau corporation). Perbedaan
pendekatan penerapan TI dilatarbelakangi oleh keterbatasan
sumber daya yang dimiliki oleh UKM, terutama terkait dengan
kondisi keuangan yang tidak memungkinkan untuk menginvestasikan
sejumlah besar modalnya untuk membangun infrastruktur dan
aplikasi TI yang “canggih”.
Belajar dan berkaca dari pengalaman sejumlah UKM di Indonesia
maupun di berbagai negara berkembang yang telah berhasil menerapkan
TI dalam mendukung usahanya, terdapat sejumlah aplikasi TI
yang tepat guna dan memberikan manfaat cukup signifikan bagi
UKM terkait. Adapun fokus pengembangan TI yang dilakukan oleh
mereka dapat dirangkum sebagai berikut:
• Pergunakanlah TI untuk membantu UKM dalam mengembangkan
potensi pasarnya, terutama berkaitan dengan kemampuannya untuk
menjangkau calon pelanggan yang lebih banyak. Contoh aplikasi
sederhananya adalah dengan membangun website sebagai salah
satu media marketing atau pemasaran produk-produk UKM ke seluruh
dunia.
Jelas biaya membangun website tersebut teramat sangat murah
dibandingkan dengan biaya promosi tradisional yang harus ditanggung
perusahaan untuk memperkenalkan produk-produknya ke berbagai
negara. Jika ada anggaran yang berlebih, ada baiknya UKM terkait
mendaftarkan situsnya tersebut ke sejumlah search engine besar
seperti www.google.com, www.yahoo.com, atau www.altavista.com
agar ketika calon pelanggan berusaha mencari produk tertentu
akan langsung “diarahkan” ke UKM tersebut sebagai
salah satu produsen.
• Kembangkanlah aplikasi TI sederhana yang dapat membantu
mengurangi biaya transaksi dan komunikasi antara UKM dengan
para stakeholder-nya atau mereka yang berkepentingan (seperti
para pelanggan dan mitra bisnis). Dengan menggunakan fasilitas
semacam e-mail, chatting, dan discussion secara efektif akan
dapat menekan biaya operasional usaha sehingga UKM yang menerapkannya
dapat bekerja secara lebih efisien.
Cukup banyak UKM yang telah berhasil menggunakan e-mail untuk
berkomunikasi dengan calon pembeli dari luar negeri yang berakhir
dengan transaksi penjualan secara manual (misalnya pembayaran
dilakukan melalui transfer antar bank, bukan melalui penerapan
e-payment). Proses inisiasi bisnis dengan menggunakan TI dan
diakhiri dengan transaksi secara konvensional semacam ini
cukup banyak diadaptasi oleh sejumlah UKM karena tingkat efektivitasnya
tinggi.
• Manfaatkanlah TI untuk mencari potensi pasar yang
ada di seluruh dunia. Dengan mempelajari teknik searching
secara efektif di internet, UKM akan dapat secara proaktif
mencari potensi pasar dan pelanggan yang ada di seluruh dunia.
Bahkan dengan diimplementasikannya sejumlah aplikasi e-procurement
oleh beberapa perusahaan besar di berbagai negara, UKM yang
bersangkutan dapat berpartisipasi mengikuti proses tender
secara cepat dan murah. Dengan cara yang sama, UKM juga dapat
mencari para investor strategis yang dapat diajak bekerjasama
untuk mengembangkan bisnis melalui penyertaan modal atau bentuk
kemitraan lainnya.
• Biaya overhead aktivitas sehari-hari semacam penggunaan
kertas, pemakaian pulsa telepon, pengiriman dokumen oleh kurir,
duplikasi pekerjaan untuk keperluan kontrol, pembayaran kerja
lembur, dan lain sebagainya dapat dengan mudah ditekan melalui
implementasi sejumlah aplikasi TI yang tepat guna –
dalam arti kata diterapkan berbagai perangkat lunak dan infrastruktur
TI yang “murah meriah” sesuai dengan kemampuan
UKM. Misalnya untuk aplikasi dapat dipergunakan perangkat
lunak berbasis open source.•
continued to next page
|
