Richard Kartawijaya, CEO PT Integrasi Teknologi Tbk.

OUTSOURCING sebetulnya bukan hal baru di Indonesia. Bentuknya pun macam-macam. Ada yang sederhana seperti pengelolaan cleaning service atau yang amat rumit penyerahan pengelolaan perusahaan. Tetapi, untuk outsourcing jasa TI (teknologi informasi), di sini masih ketinggalan. Mengapa? Menurut CEO PT Integrasi Teknologi Tbk. Richard Kartawijaya, ini karena outsourcing bukan pekerjaan yang simpel dan memang banyak miss-nya. Banyak orang mengatakan outsourcing TI itu untuk cost saving atau penghematan biaya. Outsourcing TI juga diharapkan adanya perubahan-perubahan mendasar dalam melakukan bisnis, dan bisa melakukan bisnis dengan cara yang berbeda.

Tapi, kata Richard, real reason-nya bukan untuk cost saving, tapi, yang pertama, cost relative reduction atau pengurangan ongkos dari total bisnis. Outsourcing akan membuat pendapatan naik. Misalnya, semula pendapatan cuma 500, dengan outsourcing menjadi 700, dengan biaya TI yang naik dari 50 menjadi 60. Jadi, pengaruhnya harus dilihat dari total pendapatan. Dengan kenaikan itu, rasionya makin mengecil. Dengan demikian, revenue juga akan naik. Dari sisi biaya, outsourcing memungkinkan mengatur spending TI lebih baik.

Alasan kedua, adanya dorongan agar teknologi diubah. Akibatnya, perusahaan kekurangan orang yang bisa mengaplikasikan teknologi baru atau ada large scale business yang baru yang memerlukan penggunaan TI. Outsourcing juga membuka peluang akses terhadap new skill dan tidak harus me-retain orang. Memelihara karyawan itu repot. Lagi pula, jika perusahaan harus investasi TI sendiri, memerlukan biaya yang besar dan waktunya tidak bisa cepat. Pendek kata, dengan outsourcing pengusaha bisa menggunakan TI sesuai dengan strategi bisnis perusahaan.

Alasan ketiga, quality of service pada end user harus terus membaik. Padahal TI yang ada sudah tidak cukup lagi karena kualitasnya terbatas. Dengan outsourcing diharapkan kualitas layanan bisa menjadi lebih baik. Alasan keempat, karena merger dan akuisisi yang terus-menerus terjadi. Ini menyebabkan outsourcing menjadi pilihan yang bijaksana karena tidak terlalu berisiko. Alasan kelima, memungkinkan perubahan business process dalam organisasi. Dan keenam, memungkinkan organisasi bisa fokus pada core business. “Ini alasan mendasar orang beralih dan menoleh ke outsourcing,” kata Richard.

Masalahnya, kata Richard, bagaimana strategic driver outsourcing. Dalam konteks ini ada empat hal. Pertama, business driver. Pada bagian ini ada beberapa hal yang perlu diperhatikan: (a) pemilik bisnis bisa fokus pada bisnisnya; (b) setelah bisnis bisa fokus, TI harus diarahkan pada strategic business perusahaan; (c) outsource akan memperbaiki service level ke customer menuju world class service; dan (d) dengan cara ini, pemilik bisnis akan bisa meng-improve overall business performance company. Hal ini akan meningkatkan mutu dan kualitas pekerjaan. Sebagai akibat tambahan, pemilik bisnis akan bisa mengurangi risiko investasi. Ini akan mengurangi investasi secara keseluruhan. Dulu, jika investasi TI bisa memakan dana 1000 misalnya, dengan outsource pemakaian dana bisa diangsur.

Kedua, industry driver. Secara absolut, (a) outsourcing akan memberikan opportunity baru dengan approach yang baru pula; (b) memberikan perubahan secara menyeluruh apa yang disebut dengan changing services criteria; dan (c) akan muncul bentuk baru dalam kompetisi. Misalnya, industri farmasi. Dulu, karena monopoli, informasi obat dilindungi dengan Undang-Undang. Kini, informasi tentang obat itu tidak bisa dilindungi karena informasi global sudah demikian terbuka. Karena biaya pengiriman lebih murah dari harga obat, maka TI adalah kunci untuk menurunkan biaya dan meningkatan produktivitas. Teori industri segmen mengatakan bahwa TI tidak bisa bisa dihindari.

Ketiga, financial driver. Dengan outsourcing, biaya menjadi clear. Besarnya biaya bahkan bisa fix, bukan lagi variabel. Dalam sistem akuntansi, outsourcing ditaruh di kolom belanja, bukan di kolom investasi yang setiap tahun mengalami depresiasi. Keempat, IT driver. Ini akan (a) meningkatkan services level TI; (b) meningkatkan efektivitas; dan (c) implementasinya lebih cepat, tidak buang-buang waktu dan pemilik bisnis bisa mempercepat go to market dengan IT partner. Knowledge IT partner bisa dituntut habis-habisan karena dia memang harus lebih tahu terlebih dahulu dari pada pemakai.

Dengan kondisi semacam ini, “Outsourcing sudah tidak bisa dihindari,” kata Richard. Karena hal ini akan mempermudah orang untuk melakukan bisnis. Untuk mengukurnya pun jelas. Dalam jangka pendek, tidak mustahil outsourcing terasa lebih mahal, tapi tidak dalam jangka panjang. Namun dampaknya terhadap bisnis, sungguh luar biasa. Business owner bisa lebih profesional karena new technology akan ter-up date terus-menerus. Business owner juga tidak pusing-pusing memikirkan turn over tenaga yang begitu tinggi di departemen TI. “Jika ditangani sendiri, ketika IT manager atau programmer tidak ada, kita bisa dibikin pusing tujuh keliling. Pokoknya minta ampun,” kata Richard.

Lalu, bagian mana yang harus di-outsourcing. Menurut Richard, dalam perusahaan ada dua bagian besar, yaitu strategic planning, implementasi dan operasi. Pada bagian pertama, sebagian kecil saja yang harus di-outsourcing. Sementara pada bagian kedua, hampir seluruhnya harus di-outsourcing karena bagian inilah yang sering membuat pusing pemilik bisnis. Pada bagian ini biasanya diisi oleh anak-anak muda, yang masih suka berpetualang, suka mencoba hal-hal baru dan selalu butuh new ideas secara terus-menerus. Karakteristik demikian, membuat tenaga yang ada di bagian ini sering tidak betah, sehingga turn over-nya tinggi. Itulah sebabnya, departemen TI biasa disebut sebagai big spender dan departemen training, karena tidak pernah menghasilkan. Cuma investasi.

Urusan TI di rumah sakit pun sesungguhnya juga bisa di-outsource

Dengan outsourcing, jika business owner mengetahui strategi bisnis, TI bisa digunakan untuk mendukung strategi bisnis itu dengan benar untuk memberikan value yang tepat. Dengan konsep demikian, jika TI tidak ada, otomatis strategi bisnis tidak bisa diimplementasikan, dan bisnis akan menurun. “Jika TI bisa diintegrasikan dengan strategi bisnis, manfaatnya akan amat banyak,” kata Richard. Yang sering terjadi, kata Richard, value dilihat, tapi TI ditaruh paling bawah. Bahkan, jika pun TI tidak ada, tidak masalah. “Ini yang salah,” kata Richard. Harusnya, jika mau bisnis maju, TI juga mengikuti. Jika orang di dalam perusahaan tidak mungkin untuk menunjang dan melakukannya secara terus-menerus, saat itulah dibutuhkan outsourcing.

Contohnya, bisnis rumah sakit. Bisnis bidang ini harus fokus pada dokter, teknologi kedokteran, teknologi mencari penyakit dan penyembuhan. Belum lagi bagaimana harus mengatur dokter, suster-suster dan tenaga paramedis, juga pasien yang keluar-masuk. “Ini semua membuat pusing,” kata Richard. Di sisi lain, rumah sakit juga harus mengatur data medis pasien (medical record), data laboratorium, dan yang lain. Rumah sakit dituntut untuk bisa mengintegrasikan semua itu, termasuk menyimpan database pasien selama 80 hingga 90 tahun, karena rata-rata umur manusia sekitar itu.

Padahal, teknologi kedokteran dan TI terus berkembang. Bagaimana rumah sakit bisa mengurus keduanya? “Alangkah baiknya jika urusan TI itu di-outsource-kan,” kata Richard. Jika ditangani sendiri, akan rumit karena harus selalu di-up grade, juga harus stabil selama 24 jam. Paling-paling yang diperlukan rumah sakit adalah seorang CEO yang bisa memikirkan strategic planning untuk menangani bisnis rumah sakit. Ini amat mungkin dilakukan dengan membebankan biaya TI ke setiap pasien.

continued to next page