|
 Belakangan
ini, banyak pihak, terutama yang mengambil inisiatif menerapkan
e-Business menyadari betapa sulitnya untuk sungguh-sungguh
menjalankan e-Business. Salah satu alasannya adalah perusahaan-perusahaan
menghadapi kesulitan dalam mengelola proses bisnisnya, khususnya
ketika proses bisnis itu terkait dengan berbagai perusahaan
lain, negara, aplikasi piranti lunak, dan sistem.
Namun, kondisi semacam ini akan segera berubah. Memang harus
berubah, karena para shareholder terus menuntut perusahaan
untuk memenuhi janjinya mengenai apa yang akan diperoleh melalui
penerapan e-Business. Seperti dikatakan Doug Neal, anggota
CSC Research Services, “Semua perusahaan kini tengah
berada dalam tekanan untuk berkinerja lebih baik, lebih cepat,
lebih hemat dan sangat memanjakan pelanggan. Artinya, mereka
harus mengubah cara mereka dalam mengelola proses bisnisnya,
yang memungkinkan mereka berinovasi pada proses strategisnya
sambil secara bersamaan berkolaborasi dengan rekanan dan pelanggannya.”
Mengapa Sulit Dilakukan?
Banyak perusahaan telah mencoba membuat proses bisnisnya lebih
mudah dikelola (manageable) sejak 10 tahun lalu,
terutama melalui reengineering proses bisnis. Ketika itu,
“reengineering” berarti merancang sebuah proses
baru, kemudian mengimplementasikannya melalui sebuah “one-time
systems” dan program perubahan organisasi. Masalah yang
sama pun juga dialami enterprise resource planning
(ERP) dan berbagai paket solusi lainnya yang muncul kemudian.
Paket-paket solusi ini sudah mengimplementasikan berbagai
best-practices, namun dengan melekatkan proses bisnis
di dalam aplikasi piranti lunak yang mendukungnya.
Menurut Howard Smith, co-chairman Business Process
Management Initiative, Eropa, untuk mencapai kolaborasi proses
di dalam perusahaan saja sudah cukup sulit. Membuat proses
bisa berkolaborasi antar perusahaan yang saling terhubung
jauh lebih sulit. Para peserta B2B mungkin sudah memiliki
rancangan informal untuk proses-proses yang perlu mereka implementasikan.
Namun, ketika mereka memperbaiki rancangan tersebut, mereka
juga harus mengubah implementasi teknis yang mendukungnya.
Dalam kasus-kasus sederhana, hal ini mudah dilakukan. Tetapi,
jika sudah menyangkut kasus yang rumit, misalnya desain supply
chain yang canggih, proyek ini mungkin tidak akan pernah selesai.
Lain lagi pandangan Ismael Ghalimi, CEO Intalio, vendor Business
Process Management Systems (BPMS), yang mengungkapkan bahwa
untuk “memperbarui aplikasi atau menambah pemasok ataupun
unit bisnis baru dapat membuat aktivitas integrasi tak terkendali.”
Menambah piranti-piranti proses dan best practices ke dalam
middleware yang sudah ada mungkin bisa membantu,
namun akan lebih baik jika ditanamkan ke dalam platform yang
mendukung aplikasi-aplikasi tersebut.
Dalam suatu networked enterprises, kolaborasi tidak
dibatasi ke salah satu domain proses tertentu. Kolaborasi
lebih bersifat 360 derajat, bisa menuju ke segala arah. Kondisi
ini menciptakan suatu pekerjaan integrasi yang bersifat many-to-many.
Piranti-piranti serta teknik-teknik yang ada seringkali tidak
sesuai untuk pekerjaan ini. Bagian sistem informasi seringkali
mencoba untuk mengembangkan proses-proses bisnis dengan melakukan
integrasi teknik yang bersifat bottom-up, dengan
menjahitnya menjadi satu komponen sistem, yang sebenarnya
tidak dibuat untuk dapat bekerjasama pada tingkatan tersebut.
Biasanya, proyek-proyek semacam ini akan menyedot habis dana
dan ROI (return on investment) mereka dan menghasilkan
delivery time yang sulit diterima sponsor dana proyek.
Tidak hanya itu, kemampuan untuk mengubah proses di kemudian
hari, guna mengembangkan custom variants, atau mengoptimalkan
proses di business channel tertentu bakal sulit, atau bahkan
tidak mungkin dilakukan.
Bahkan, ujar Peter Fingar, executive partner Greystone Group,
tidak semua masalah integrasi bersifat teknis. Kolaborasi
mensyaratkan sharing representasi untuk proses-proses yang
dulunya bersifat proprietary, dan ini bukanlah suatu langkah
yang mudah untuk diambil. Namun, jika perusahaan berada di
bawah tekanan untuk menjadi lebih baik, lebih hemat, dan lebih
cepat, mereka hanya akan melakukan apa yang terbaik mereka
bisa kerjakan. Apa saja yang tidak bisa dikerjakan oleh suatu
perusahaan dengan baik harusnya dikerjakan oleh pihak lain.
Akibatnya, tumbuh apa yang dikenal dengan process outsourcing
dan external service sourcing.
Sebaliknya, jika perdagangan ingin benar-benar bersifat kolaboratif,
proses-proses bisnis yang mendasarinya pun juga harus berkolaborasi,
baik di dalam maupun antar perusahaan. Ini harus dicapai pada
business level tersebut, dari atas sampai bawah, dengan memanfaatkan
sistem yang sudah ada di dalam perusahaan. Dengan begitu,
kolaborasi harus diawali dari tujuan bisnisnya (business
purpose), bukan dari masalah teknisnya.
Apa yang dibutuhkan?
Apa yang dibutuhkan bisnis bukan suatu proses tertentu yang
“sekali jadi”, tetapi sebuah lingkungan sistem
saling terhubung, yang dapat ditingkatkan dan diintegrasikan
kembali sesuai perubahan-perubahan yang terjadi di pasar.
Kini, sebagian besar perusahaan menginginkan kendali lebih
besar atas proses-proses yang dimilikinya, interaksi yang
lebih besar antara proses miliknya dengan milik mitra bisnisnya,
dan juga kendali serta pemantauan atas proses-proses yang
dilakukannya.
Perusahaan-perusahaan masa kini juga tengah menunjukkan business
competence tertentu sebagai proses yang dapat mereka jual
ke pihak lain atau melalui channel partner. Untuk melakukan
ini semua, perusahaan-perusahaan tersebut perlu memahami proses-proses
yang mendukung core business competence mereka. Singkat kata,
mereka perlu kapabilitas BPMS (business process management
systems), bukan paket enterprise application baru.
Situasi ini mirip dengan periode sebelum ditemukannya sistem
relational database management. Data bisnis tadinya sudah
menempel dalam aplikasi. Ketika volume data semakin besar
dan hubungan antara sekumpulan data di berbagai aplikasi menjadi
penting bagi bisnis, data tersebut harus dikelola di luar
arsitektur aplikasi. Misalnya, seorang manajer ingin menganalisis
data indikator kinerja bisnis perusahaan. Untuk mendapatkannya,
dibuat sebuah metodologi manajemen data dalam suatu model
yang dinamakan relational data model.
Saat ini, hal tersebut umum dijumpai. Dengan memungkinkan
suatu perusahaan mengelola datanya secara terpisah dari berbagai
aplikasi yang memanfaatkannya, database management systems
(DBMS) mendukung berbagai jenis model data, piranti, dan fungsi-fungsi
manajemen data. Industri TI yang kita lihat sekarang ini sebagian
besar didirikan di atas DBMS.
Aplikasi enterprise masa kini sebagian besar menyangkut manipulasi,
pembacaan, dan penulisan tabel data – atau, dengan kata
lain, tugas-tugas administrasi. Akibatnya, aplikasi semacam
ini berbentuk tambun. Business logic, konektivitas, model
data dan waktu semuanya ada dalam satu aplikasi. Pembuatan
dan pengelolaan proses end-to-end harus sesuai tanggal dan
berjalan di atas solusi middleware yang rumit. Hal ini tidak
saja mahal, namun juga terlalu rumit.
Sistem manajemen proses yang baru menawarkan sebuah alternatif
yang lebih cost effective, lebih terkelola dan lebih sederhana.
Keuntungan langsungnya adalah kemampuannya untuk menyesuaikan
proses dengan sasaran perusahaan dan diferensiasi pasar. Proses
bisnis bersifat kompleks, selalu berubah, berumur panjang,
berjumlah besar dan unik. Ketika otomatisasi, kolaborasi,
dan process outsourcing terus bergerak cepat, proses-proses
tersebut berpotensi membebani perusahaan. Sistem manajemen
proses merupakan perangkat untuk mengatasi kerumitan tersebut.
Dalam kondisi seperti itu, menurut Howard Smith, proses-proses
standar yang diberikan dalam bentuk aplikasi-aplikasi standar,
semakin hari semakin tidak atraktif. Perusahaan-perusahaan
ingin membuat prosesnya sendiri, melakukan perbaikan proses
secara berkelanjutan dan bertahap tanpa harus menghadapi hambatan
teknologi, dan secara bersamaan mengeksploitasi komponen-komponen
aplikasi terunggul dan termurah. Nantinya, era aplikasi-aplikasi
tambun akan berganti dengan era process manufacturing.
BPML
Langkah pertama adalah membuat proses menjadi lebih jelas
dengan memisahkannya dari piranti lunak aplikasi. Hal ini
relatif baru. Lebih dari sepuluh tahun lalu, sistem-sistem
operasi dibuat kembali dengan memisahkan manajemen memori,
akses file, dan GUI (graphical user interface) dari aplikasi.
Sistem manajemen database menghilangkan, baik manajemen data
maupun skema. Kini, aturan-aturan bisnis dijalankan dan dikelola
dalam suatu lingkungan terpisah. Karenanya, manajemen proses
adalah langkah logis selanjutnya.
Salah satu enabling technologies yang sudah ada adalah Business
Process Modeling Language (BPML), yang dikeluarkan Business
Process Management Initiative (BPMI.org). Bahasa baru ini
- seperti halnya SQL, memiliki pondasi matematis yang kuat
– adalah sebuah metodologi untuk menampilkan dan berinteraksi
dengan proses bisnis apapun.
Efeknya, sistem manajemen proses ini memisahkan proses dari
kode pemrograman aplikasi dan karenanya memberikan suatu kapabilitas
baru bagi bisnis, yakni kemampuan menganalisis, menempatkan,
merancang, mengeksekusi, mengoperasikan, dan mengoptimalkan
berbagai proses yang tidak tergantung pada aplikasi yang dibangun
di atasnya. Sistem ini dapat melihat bisnis secara end-to-end.
Mereka dapat melihat keseluruhan proses, tidak hanya perubahan
data ketika proses dijalankan. Sistem ini juga akan memungkinkan
kolaborasi antara proses-proses yang dirancang secara independen
oleh berbagai pihak. Seperti standar lainnya, keuntungan dari
BPML akan terasa hanya jika sistem manajemen proses ini diterapkan
ke dalam bisnis.
•Howard Smith dan Peter
Fingar |
