Konsep Small Office Home Office (SOHO) kini makin populer di kalangan pebisnis. Kecanggihan teknologi yang berhasil dicapai saat ini semakin membuat konsep SOHO sebuah kenyataan. Untuk mewujudkan konsep tersebut, beberapa vendor Office Equipment mulai berpacu mengeluarkan perangkat berteknologi canggih yang mampu menjalankan berbagai fungsi pekerjaan dalam satu mesin.

Selain hemat dari segi finansial, berbagai piranti multifungsi ini juga hemat tempat. Dalam artian mudah ditempatkan di ruangan kantor yang tidak terlalu besar. Jadi, konsekuensinya untuk menjalankan sebuah bisnis tak perlu lagi tempat yang luas. Dari kantor yang mungil, sebuah bisnis bisa dijalankan dan hasilnya pun bisa mengagumkan. Inilah tujuan diterapkannya konsep SOHO.

Kepraktisan yang dihadirkan oleh berbagai piranti multifungsi ini tentu saja sangat menguntungkan bagi perusahaan. Betapa tidak, dengan alat multifungsi yang efisien, perusahaan tak hanya dapat mengirit biaya, tetapi juga akan lebih efektif dalam mengerjakan suatu pekerjaan.

Pada awalnya, tentu terbersit keraguan perusahaan dalam menggunakan piranti ini. Penggunaannya yang ditujukan untuk berbagai fungsi membuat fitur-fitur yang disediakan cukup rumit. Keraguan juga muncul, apakah semua fungsi tersebut dapat berjalan dengan baik. Namun, kini para vendor telah mampu menjawab keraguan tersebut dengan berbagai produk piranti multifungsi yang simpel dalam penggunaannya.

Salah satu piranti multifungsi yang kini banyak digunakan adalah printer yang bisa berfungsi sebagai perangkat fotokopi, mengirim faksimili, e-mail dan sekaligus scanner. Menurut Merry Harun, manajer divisi Canon di Datascrip mengatakan bahwa berbagai fungsi yang bisa dilakukan oleh satu perangkat tersebut jelas sangat efisien. Canon sendiri sudah mengeluarkan piranti multifungsi ini untuk memenuhi permintaan pasar, yakni Canon Imageclass MPC200, 400 dan 600f.

Vendor lain yang juga telah meluncurkan produk yang berfungsi sama, antara lain Toshiba melalui produk eStudionya yang memiliki beberapa fungsi dari printer, faksimili, fotokopi hingga scanner. Tipenya terdiri dari eStudio12, eStudio16, hingga eStudio25. Produk-produk ini selain simpel penggunaannya, juga desainnya compact sehingga mudah ditempatkan di manapun di dalam ruangan kantor. Fungsionalisasinya yang sangat variatif juga didukung oleh bentuk dan tipenya yang unik dan hemat tempat.

Selain kemampuan cetaknya yang cukup prima, piranti multifungsi ini juga mempunyai kemampuan scan yang optimal. Pemindaian (scan) dapat dilakukan untuk berbagai dokumen ataupun foto dalam format digital dengan resolusi tinggi. Juga memfotokopi dengan hasil yang baik dan tajam.

Produk MPC200 juga dilengkapi dengan card slot sehingga mampu mencetak foto langsung dari memory card tanpa harus menggunakan komputer lagi. Printer yang memiliki kemampuan tersebut juga diproduksi oleh EPSON, yakni printer Epson Stylus Photo 925, yang memiliki built-in memory card slots untuk penggunaan Smart Media, Memory Stick dan Compact Flash/MicroDrive cards, sehingga dapat mencetak langsung melalui printer tanpa menggunakan komputer. Ukuran cetak yang dihasilkan juga bervariasi hingga ukuran A4 borderless (tanpa tepi).

Selain itu, Hewlett-Packard (HP) juga telah meluncurkan piranti multifungsi yakni HP Laserjet 3330mfp. HP membuktikan bahwa konsep SOHO benar-benar bisa diwujudkan. Untuk mengoptimalkan fungsinya piranti tersebut juga dapat dihubungkan dengan PC.

HP juga mengeluarkan produk yang dapat mengirim e-mail, yakni HP Laserjet 4100mfp, yang dilengkapi dengan keyboard untuk menuliskan pesan yang akan dikirim. Tentu saja pengiriman e-mail melalui piranti ini akan lebih efektif dan murah jika dibandingkan dengan pengiriman faks. Pasalnya pengguna tak perlu lagi membayar biaya tambahan pulsa, karena pengiriman e-mail dilakukan melalui jaringan Internet yang sudah ada. Keuntungan lainnya adalah pengguna dapat langsung mencetak atau menggandakan dokumen yang dikirim melalui e-mail dalam bentuk fotokopi untuk keperluan dokumentasi, misalnya.

Panasonic, vendor terbesar pasar mesin faks mau tak mau juga harus merespon tren perkembangan piranti multifungsi ini. Jika tidak, bisa jadi ceruk pasarnya akan diambil oleh vendor lainnya. Dengan mesin faks tipe KX-FM131 Panasonic mencoba ikut memenuhi pasar piranti multifungsi ini.

Produk-produk multifungsi ini, selain dapat dengan mudah digunakan, juga sebagian ada yang dapat digunakan dalam lingkungan jaringan, sehingga dapat di-share oleh pengguna lainnya dalam suatu perusahaan atau suatu bidang kerja tertentu.

Jika ditilik lebih dalam memang peralatan itu benar-benar bisa diandalkan untuk meningkatkan efisiensi. Dari segi harga, piranti ini juga lebih murah. Coba bandingkan jumlah total harga mesin faks, scanner, dan mesin fotokopi. Tentu harganya akan lebih mahal dibandingkan dengan harga satuan dari masing-masing perangkat. Apalagi jika alat tersebut juga bisa dilakukan untuk mengirim e-mail.

Dengan tersedianya perangkat multifungsi ini, diharapkan efektifitas karyawan dapat ditingkatkan, terutama karena kemudahan dan fungsinya yang beragam itu. Sebaliknya, bagi perusahaan sendiri juga akan semakin meningkatkan efisiensi dan kinerja secara menyeluruh.

Sebenarnya piranti multifungsi ini bukanlah merupakan produk baru. Sejak bebarapa tahun lalu, sejumlah vendor sudah mulai mengeluarkan produk pintar semacam itu. Hanya saja konsumen belum terbiasa dan tersosialisasi untuk menggunakan peralatan tersebut.

Ricoh misalnya, sudah membuat piranti multifungsi yang berfungsi sebagai mesin fotokopi, printer, scanner serta faksimili sejak tiga tahun silam. Produsen alat elektronik dari Jepang ini mengeluarkan piranti multifungsi FAX2000L. Dengan bentuk yang kompak dan simpel, peralatan ini bisa melakukan empat fungsi tersebut secara maksimal. Hal yang sama juga dilakukan oleh Lexmark International.

Fungsi faksimili dapat juga dioperasikan melalui komputer. Sehingga data yang diterima bisa langsung dilihat melalui komputer dengan tampilan berbasis Windows. Selanjutnya, dari komputer tersebut, si penerima bisa langsung melakukan editing dan langsung di-print, jika diperlukan. Tentu saja teknologi ini sangat menguntungkan pengguna. Bila data yang diterima biasanya dalam bentuk kertas, untuk melakukan editing dia harus mengetik ulang. Sedangkan dengan teknologi ini, proses editing akan lebih efisien.

Sebaliknya, kalau si penerima enggan mencetak data kiriman tersebut, mereka bisa langsung menyimpannya di hard disk. Nah, ini tentu saja merupakan penghematan tinta dan kertas. Sehingga penerima faks melalui mesin ini bisa menentukan apakah kiriman faks ini perlu dicetak atau tidak.

Pada dasarnya konsumen sangat antusias menerima kehadiran piranti multifungsi ini. Namun harganya yang masih relatif mahal, masih menjadi ganjalan. Tetapi dengan sosialisasi yang intensif dari berbagai pihak, tentu saja ganjalan ini bisa diatasi. Karena, jika dilihat dari efisiensi dan nilai tambah yang diberikan piranti multifungsi ini, maka keuntungan yang didapat perusahaan bisa lebih berlipat ganda. Pasalnya dengan semakin meningkatnya efisiensi, terutama karena digunakannya mesin multifungsi ini, beberapa cost tertentu dapat dipangkas. Dan, ini berarti sebuah penghematan dan sekaligus efisiensi dan peningkatan kinerja secara keseluruhan. •wi