Pengengelolaan bisnis, sejauh ini, masih lebih memusatkan perhatiannya pada pertumbuhan pendapatan, efisiensi biaya, dan perbaikan produktivitas. Karenanya, jika kita berbicara mengenai teknologi informasi (TI), maka fokus perhatiannya lebih pada peningkatan produktivitas, yaitu meningkatkan efisiensi output (produksi) dan menurunkan biaya produksi.

Berbagai inovasi produktivitas memang bisa mendongkrak output perusahaan pada saat permintaan sedang lesu. Sebaliknya, saat permintaan tinggi, peningkatan produktivitas saja tidak lagi memadai. Perusahaan akan membutuhkan tambahan kapasitas alat produksi, kanal baru, dan pegawai tambahan untuk menghasilkan pertumbuhan. Yang pasti, keunggulan kompetitif dibangun dengan menekan biaya serendah mungkin (cost leadership) dan menjual dengan nilai tambah sebanyak mungkin dibanding pesaing (product differentiation).

Sejauh ini, perusahaan global mampu menunjukkan keunggulannya pada cost leadership dengan membangun jalur pasokan yang paling efisien dan menghasilkan produk yang unggul dan kompetitif.
Produktivitas bisa dihasilkan dengan mempercepat aktivitas kunci melalui simplifikasi proses, mengeliminasi aktivitas yang tidak perlu, menghemat waktu perjalanan fisik, dan menekan waktu pelayanan. Aktivitas produktif tersebut dilakukan dengan penggunaan material sehemat mungkin dan biaya yang lebih rendah.

Dalam penerapan TI untuk meningkatkan produktivitas dan cost leadership, ada beberapa prinsip yang perlu kita pedomani, yaitu:

a. Inovasi teknologi dan bisnis berjalan seiring.
Konsep bisnis yang kokoh harus menjadi kemudi kereta bisnis, sementara teknologi menjadi rodanya untuk mempercepat lajunya kereta bisnis. Dengan demikian TI bukan sekedar alat pendukung, tetapi sudah menjadi senjata strategis untuk kelangsungan bisnis.

b. Fokus penerapan TI pada aspek reduksi interaksi manusia dan administratif.
Pengurangan biaya interaksi dan administratif khususnya yang menghabiskan waktu karyawan 40-60%, harus menjadi prioritas investasi. Dengan demikian kinerja bisnis akan bisa dijaga bermutu tinggi, dan terukur, meminimalkan kesalahan manusia, duplikasi data, keterlambatan, dan biaya.

c. Pengembangan ditujukan pada aplikasi pemicu produktivitas secara spesifik.
Banyak perusahaan menghabiskan biaya besar di teknologi tetapi tidak mendapat keuntungan yang diharapkan, karena pengembangan berdasarkan sasaran yang tidak terukur. Peningkatan produktivitas intinya adalah meningkatkan profit yang dapat dilakukan dari beberapa pendekatan, yaitu memaksimalkan output terhadap input-nya.

d. Aplikasi dikembangkan dengan urutan yang logis sejalan dengan kesiapan budaya dan kapabilitas perusahaan.
Tidak ada implementasi yang melompat. Penerapan cara baru dengan aplikasi TI, 90% persoalan adalah masalah manajemen perubahan budaya. Sedangkan, teknologi hanya 10% dari isu perubahan. Aplikasi TI harus diterapkan dalam fase-fase transformasi dengan urutan logis, dimulai dari prioritas ‘bad news’ yang memberi dampak terbesar bagi perusahaan. Kemudian, secara bertahap diperluas dan diperkaya manfaatnya dengan tetap menekankan pada simplifikasi, efisiensi, standarisasi, dan penyempurnaan model bisnis.

e. Proses-proses bisnis terus diperkuat dengan memaksimalkan infrastruktur yang telah tergelar.
Kita perlu terus menyempurnakan sistem dan proses bisnis agar mampu memanfatkan maksimal kapabilitas infrastruktur TI yang telah tergelar. Jebakannya adalah pada konsistensi. Kita sering terpukau pada tawaran baru teknologi, tetapi lupa memaksimalkan yang sudah kita miliki.

e-Auction pemicu cost leadership
Dengan berpedoman pada lima prinsip di atas, kita dapat memulai efisiensi biaya sebagai pemicu awal dari produktivitas. Bagi perusahaan skala besar (enterprise), mengelola biaya belanja untuk operasi perusahaan merupakan salah satu fokus efiesiensi yang paling konkrit. Secara teoritis, penghematan biaya produksi 5 % akan meningkatkan keuntungan lebih dari 5%. Belanja perusahaan yang dapat dihemat adalah belanja operasi dan modal. Belanja operasi misalnya biaya perjalanan, barang peralatan kantor, jasa-jasa, TI, material, suku cadang dan lain sebagainya. Belanja modal antara lain pengadaan alat produksi dan bahan baku produksi.

Penerapan TI pada sistem pengadaan atau e-procurement memiliki pendekatan komprehensif dalam mengelola belanja perusahaan. Secara tipikal, sistem e-procurement terdiri dari kapabilitas registrasi dan pengelolaan pemasok, kebutuhan dan katalog material, pengelolaan proses tender termasuk di dalamnya lelang on-line (e-auction), manejemen kontrak dengan pemasok, pengelolaan pesanan ke/dari pemasok, dan terakhir pembayaran kepada pemasok. Manfaat penerapan sistem ini sangat besar dalam meningkatkan kualitas perencanaan belanja, pengelolaan arus kas, penurunan biaya, dan yang paling sulit adalah transparansi sebagai implementasi semangat good corporate governance (GCG) ditengah nuansa KKN.

Penerapan e-procurement memerlukan waktu dan proses bertahap, karena perubahan kebiasaan kerja yang fundamental serta kesiapan integrasi kepada sistem ERP (Enterprise Resource Planning)-nya. Oleh karena itu, urutan logis dari penerapan e-procurement, dimulai dari aktivitas yang dampak efisiensinya paling besar, namun mudah pelaksanaannya, yaitu pada aktivitas tender, melalui penerapan lelang on-line atau e-auction. Penerapannya tidak memerlukan perubahan proses bisnis, kecuali sedikit aspek kebijakan perusahaan.

Manfaat e-auction sebagai pemicu produktivitas adalah mereduksi interaksi manusia dan waktu pada proses negosiasi harga, transparansi bagi semua peserta, serta harga yang paling efisien. Mekanisme lelang on-line bagi pembeli (buyer) mengadop pola reverse auction, yaitu mencari harga terendah. Untuk pengadaan barang atau jasa yang bersifat paket atau solusi, kriteria pemenang e-auction dapat memadukan antara harga dengan kriteria evaluasi lain, seperti nilai pemenuhan aspek teknis.•

Indra M. Utoyo • General Manager eBusiness, Divisi Multimedia PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk.