IP Telephony: Selain meningkatkan efektivitas karyawan, juga bisa menghemat biaya operasional perusahaan.

KOMUNIKASI suara tak hanya bisa dilakukan melalui jaringan suara. Jaringan datapun kini bisa dimanfaatkan untuk komunikasi suara. Meski melalui jaringan komunikasi data, kualitas suara yang dihasilkan terbukti tetap optimal. Itulah wujud dari sebuah teknologi yang dijuluki Internet Protocol (IP) Telephony. Internet Protocol sendiri, sebelumnya, merupakan standar yang digunakan untuk pengiriman data antar komputer saja. Namun, dengan adanya IP Telephony, infrastruktur yang ada dapat digunakan tidak hanya untuk komunikasi data, melainkan juga suara.

Pemanfaatan jaringan data untuk suara ini tentu saja akan semakin menghemat biaya komunikasi. Hal tersebut, setidaknya, telah dibuktikan oleh PT Multipolar Corporation Tbk. Perusahaan yang bergerak di bidang solusi teknologi informasi (TI), terutama untuk perbankan tersebut telah mengganti komunikasi telepon PABX dengan IP Telephony.

Ternyata, hal itu memang meningkatkan efisiensi. “Karena jaringan infrastruktur data dapat digunakan sekaligus untuk jaringan suara, dalam hal ini untuk pembangunan jaringan cukup satu kali saja guna memenuhi kedua fungsi tersebut,” ujar Agus Susanto, Direktur PT Multipolar Corporation Tbk. kepada eBizzAsia.

Efetivitas yang bisa didapatkan dengan IP Telephony ini antara lain, lebih hemat biaya. Dengan satu jaringan jelas akan memudahkan penanganannya, juga menghemat biaya administrasi. Artinya, untuk kantor kecil mungkin hanya diperlukan satu administrator saja untuk menangani jaringan komputer dan telepon sekaligus, karena keduanya sudah terintegrasi dalam jaringan yang berbasis IP ini.

Kemudahan lain yang bisa diambil dari IP Telephony adalah adanya Unified Messaging. Kemungkinan pengembangan untuk penggabungan penerimaan data dan suara dalam satu mail-box menjadi lebih mudah. Misalnya, saat ini, untuk mendengar pesan yang ditinggalkan oleh penelepon dapat langsung diakses melalui komputer dengan membuka mailbox e-mail.

Fungsi IP Telephony hampir sama dengan semua fungsi-fungsi standar dari PABX, seperti redial, call forwarding, transfer, hold dan conference. Di samping itu, IP Telephony juga memiliki fitur-fitur tambahan, seperti miss call, receive call dan address book dimana kita bisa mencari ekstensi seseorang berdasarkan nama langsung dari handset. Dengan system redundancy dalam IP Telephony, dapat menghilangkan single point of failure, yang biasa terjadi pada sistem PABX pada umumnya.

Handset yang digunakan dalam IP Telephony memiliki fungsi-fungsi terintegrasi, seperti daftar extensi setiap pegawai dan daftar telepon dari pelanggan atau mitra bisnis. Fungsi lain yang bisa dimanfaatkan dalam IP Telephony adalah fungsi “ticker” dimana pengguna dapat memasukkan pengumuman dan juga informasi-informasi lainnya langsung ke telepon set. Selanjutnya, informasi tersebut akan ditampilkan dalam format “ticker”.

Di sisi lain, karyawan juga dapat langsung membaca pengumuman melalui telephone set. Mereka juga dapat memeriksa pesan yang ditinggalkan penelepon langsung di komputernya, serta membantu karyawan lebih fokus pada mailbox-nya untuk semua tipe korespondensi. Dengan fungsi-fungsi tersebut, jelas akan meningkatkan efektivitas karyawan.

Selain meningkatkan efektivitas karyawan, IP Telephony juga lebih hemat biaya operasionalnya dibandingkan PABX. Jika dihitung-hitung, dengan IP Telephony biaya perawatan infrastruktur dapat ditekan seminimal mungkin. Penghematan bisa dilakukan karena jumlah kabel yang ada di setiap user dapat dikurangi sekitar 33% hingga 50% per user.

Tak hanya itu, koneksi antar peralatan juga menjadi lebih sedikit. Jika sebelumnya untuk dapat menggabungkan voice mail server dan e-mail system diperlukan channel/saluran khusus, maka dengan jaringan IP Network, maka solusi unified messaging sudah terintegrasi dalam satu server. Biaya upgrade PBX/ACD yang sering dilakukan, mengingat usia pemakaian dan sifatnya yang proprietary, tak perlu mengeluarkan biaya yang tinggi.

Agus Susanto, Direktur PT Multipolar Corporation Tbk.

Lebih rendahnya biaya perawatan administrasi jaringan suara/data mendorong meningkatnya produktivitas karyawan yang melakukan perawatan jaringan tersebut dengan sistem manajemen network yang lebih terintegrasi. Dalam beberapa situasi peningkatan produktivitas staf berkisar 10%–40%. Dengan semakin efektifnya staf dari sisi perawatan jaringan, secara otomatis biaya yang dikeluarkan untuk jumlah staf juga dapat ditekan. Jika dihitung secara global, maka penghematan yang bisa dilakukan berkisar 22% berasal dari saluran komunikasi, 34% dari biaya perawatan peralatan dan saluran komunikasi, dan 44% dari biaya administrasi jaringan.

Di Multipolar, implementasi ini sudah dimulai sejak dua tahun lalu dan dilakukan secara bertahap. Untuk menangani sistem ini Multipolar bekerjasama dengan Cisco. Penggunaannya tidak berbeda dengan sistem telepon biasa, terutama dalam fungsi-fungsi dasarnya, sehingga memudahkan karyawan dalam menggunakan sistem tersebut. “Dilihat dari menunya sistem IP Telephony ini sangat user-friendly dan tidak menyulitkan karyawan dalam penggunaannya,” jelas Agus Susanto.

Sebagai perusahaan pertama yang mengimplementasikan IP Telephony sebagai pengganti sitem PABX, memberikan tantangan tersendiri. “Tantangan itu antara lain, berupa penyediaan sumber daya manusia yang dapat menangani sistem ini secara total, mengingat kami adalah yang pertama kali menggunakan sistem tersebut di Indonesia,” ujar Agus Santoso. Demikian juga dari sisi teknis, untuk mengembangan sistem tersebut menjadi lebih andal, juga memberi tantangan pengalaman tersendiri, tambahnya.

Untuk memperkaya fungsi IP Telephony, juga dikembangkan apa yang disebut Architecture for Voice, Video and Integrated Data (AVVID). Rancangan dari CISCO ini dikembangkan untuk membantu memberikan jawaban atas berbagai tantangan yang ada di lingkungan bisnis, terutama pengembangan solusi-solusi yang berbasiskan teknologi Internet. AVVID bukan semata-mata penggabungan suara, gambar dan data atau yang sering disebut sebagai “converge network”.

Lebih dari itu, dengan AVVID pembangunan infrastruktur dapat dilihat sebagai upaya yang mendukung pengembangan bisnis yang lebih baik. Misalnya, pengembangan aplikasi customer care, supply change management yang membutuhkan service network yang bersifat end-to-end, high availability, security, scalability, quality dan performance. AVVID merupakan bagian yang lebih besar dari IP Telephony dan sekaligus suatu framework dimana berbagai solusi CISCO dapat saling diintegrasikan untuk keperluan bisnis.

Secara bisnis AVVID cukup efektif digunakan. Di industri keuangan misalnya, AVVID dengan pendekatan IP Contact Center Solution terbukti mampu meningkatkan layanan pelanggan.

Selain itu, industri keuangan yang juga sangat berhati-hati terhadap keamanan jaringan datanya, membutuhkan AVVID security solution, sehingga dapat secara efektif memberikan perlindungan data dan suara. •wi