oleh
Dwi Suryanto
 Kapal
besar itu siap-siap berlayar. Pelayaran ini sangat istimewa
karena akan menuju ke perairan yang belum terpetakan. Wajah
gembira campur sedikit ‘nervous’ terpancar di
wajah penumpang dan para anak buah kapal. Mesin mulai hidup
dan kapal mulai bergerak. Angin bertiup kencang dan kapal
mulai terguncang oleh mesin dan ombak. Namun, guncangan makin
besar.
Banyak penumpang yang letih karena guncangan. Bahkan, ada
yang mulai mabuk laut. Begitu mereka melihat ke arah luar,
ternyata kapal masih di tempat semula. Jangkarnya masih tertambat
di pelabuhan. Pantas, kapal tidak bisa berlayar.
Inilah yang banyak terjadi ketika perusahaan melakukan transformasi.
Mereka lebih sibuk di dalam perusahaan daripada mengurusi
masalah terpenting, yaitu pelanggan. Semua pegawai sibuk bertransformasi,
tapi manfaat yang nyata tidak dirasakan oleh pelanggan.
e-Transformasi
e-Transformasi adalah proses dan upaya mengubah kondisi sekarang
perusahaan menjadi kondisi yang diinginkan di masa datang
dengan memanfaatkan teknologi informasi / komunikasi sebagai
pendukung proses itu. Intinya adalah agar layanan yang diberikan
makin memberikan value yang makin tinggi bagi pelanggan. Jika
itu terjadi, diharapkan akan bisa melindungi perusahaan dari
persaingan yang semakin ketat.
Langkah terbaik transformasi adalah mulai dari pelanggan.
Dahulukanlah customer value chain daripada supplier value
chain. Mengapa demikian? Karena pelangganlah yang membayar
perusahaan.
Demikian pentingnya pelanggan sampai-sampai ada buku yang
berjudul Complaint as a Gift, dimana buku itu menganggap keluhan
adalah hadiah bagi perusahaan.
Bahkan, Bill Gates, pendiri Microsoft mengatakan agar karyawannya
menyambut berita buruk sebagai berita baik. Maksudnya, dengan
adanya berita buruk dari pelanggan yang cepat masuk ke karyawan
terkait, maka akan bisa segera diambil langkah perbaikan yang
perlu. Jika Anda menggunakan Internet Explorer, dan jika terjadi
software error, maka di layar akan tampil pesan apakah kesalahan
ini akan dilaporkan ke Microsoft atau tidak. Jika ya, kita
tinggal tekan tombol OK, dan secara otomatis error itu akan
sampai ke Microsoft.
e-Culture
Transformasi melibatkan orang-orang. Orang, pada dasarnya,
tidak ingin berubah. Apalagi jika perubahan itu mengancam
diri atau kedudukannya. Oleh karenanya, mempersiapkan karyawan
untuk transformasi merupakan masalah yang penting. Jika resistensi
karyawan terhadap transformasi tinggi, maka sebaiknya lakukan
perubahan secara bertahap. Jika perlu mereka dilatih. Jadikan
mereka mem ‘buy-in’ program transformasi, sehingga
resistensi akan berkurang.
Salah satu cara yang dapat ditempuh adalah membuat aplikasi
berbasis web yang langsung terkait dengan karyawan, seperti
SIM SDM, Absensi, Gaji, dsb. Setelah mereka terbiasa dengan
aplikasi berbasis web, mengubah sikap mereka untuk beralih
kepada aplikasi lain yang mendukung transformasi akan semakin
mudah.
Ungkapan Bill Gates, “Ultimately, the most important
speed issue companies is cultural,” cukup memberi pencerahan
kepada kita tentang perlunya menyiiapkan budaya sebagai landasan
transformasi.
Saya ingat bagaimana seorang Dirut BUMN yang mengharuskan
pejabatnya menjawab tugas-tugas yang dibebankan melalui e-mail,
tidak boleh pakai telpon. Ini adalah contoh bagaimana menyiapkan
e-culture bagi karyawan.
Perubahan Radikal vs Gradual
Pertanyaan yang sering muncul adalah apakah kita harus mentranformasi
bisnis secara cepat atau bertahap. Ada dua kubu yang saling
bertentangan. Sawhney dan Zabin, dalam bukunya Seven Steps
to Nirvana (2001) menyarankan agar transformasi jangan tergesa-gesa.
Lebih baik perjelas dulu tujuan dan proses yang akan dijalankan.
Kesalahan yang dibuat pada masa transisi akan mempengaruhi
perusahaan dalam jangka panjang.
Sementara itu, Burke & William Trahant dalam bukunya Business
Climates Shifts (2000) mengatakan agar dilakukan perubahan
secara radikal dan cepat. Karena dengan perubahan yang cepat
akan dapat mengubah peta pasar dan persaingan di industri
itu. Contoh klasik adalah Amazon.com yang mengubah peta persaingan
industri buku menjadi radikal, yang mau tidak mau membuat
para pemain lain harus ikut menyesuaikan diri.
Menurut pendapat saya, sebaiknya bertahap dan sistematis.
Dengan bertahap kita sempat belajar dari orang lain, yang
telah melakukan transformasi. Di samping itu, budaya kita
masih belum mendukung. Mereka masih melihat komputer hanya
sebagai pengganti mesin ketik, sementara internet masih dipandang
hanya sebagai tempat mencari informasi.
Komunikasikan
Kita tahu bahwa dengan transformasi, perusahaan akan menjadi
bentuk yang baru. Komunikasi menjadi kata kunci. Visi, tujuan,
strategi dan proses transformasi harus dikabarkan kepada semua
pihak (stakeholder) pada awal transformasi. Sering terjadi,
pada waktu transformasi sedang dijalankan, ada pemegang saham
yang masih mempertanyakan mengapa harus transformasi, dsb.
Karena kita akan berlayar menuju tanah harapan, maka menggambarkan
manfaat, tantangan, termasuk risiko, merupakan tanggung jawab
manajemen puncak perusahaan.
Kita ingat bagaimana Jack Welch, mantan CEO General Electric
harus terbang, yang jika diukur jaraknya, lebih dari 40 kali
mengelilingi bumi dalam menjelaskan transformasi perusahaannya.
Dalam pertemuan itu, Jack Welch menjelaskan transformasi yang
dijalankan. Kepada para engineer, dipersilakan untuk mendebat
rencananya itu. Dengan debat yang alot dan berlarut-larut
akhirnya diperoleh pemahaman. Setelah dicapai pemahaman, mereka
menganggap transformasi adalah kebutuhan mereka, bukan semata-mata
kepentingan perusahaan. Inilah kunci sukses sebuah transformasi.
Pemimpin yang Transformasional
Mengarungi lautan perubahan menuntut pemimpin yang kuat, yang
mampu menanggapi dan mengatasi tantangan yang menghadang transformasi.
Keteguhan Colombus dalam upaya menemukan benua Amerika, patut
ditiru oleh pemimpin transformasional. Boss dan Avolio dalam
buku mereka Improving Organizational Effectiveness through
Transformational Leadership’ (1994) menawarkan 4 prasarat
seorang pemimpin transformational yang efektif, yaitu:
Pertama, Karisma, yaitu adanya respek dan kekaguman bawahan
kepada pemimpinnya. Kedua, Kepedulian, yaitu tingkat kepedulian
pemimpin terhadap kebutuhan dan harapan bawahannya. Ketiga,
Stimulasi intelektual, dimana pemimpin menyediakan tugas yang
menarik dan mendorong karyawan menyelesaikan masalah mereka
denga cara mereka sendiri. Keempat, Pemimpin yang menginspirasi,
sehingga bawahan yakin terhadap visi dan nilai-nilai yang
dimiliki oleh pemimpinnya.•
Dwi Suryanto
• Direktur Pemasaran, PT Bhakti
Wasantara-Net (W-net) www.wasantara.net.id
|
