Dalam upaya meningkatkan efisiensi kegiatan operasional mereka, khususnya supaya dapat memberikan customer service yang “ciamik”, semakin banyak perusahaan yang saat ini sedang mengembangkan penerapan e-Logistics. Bentuknya terpusat pada pengintegrasian order entry dan sistem inventori mereka, baik ke hulu dengan pihak-pihak pemasok, maupun ke hilir dengan pihak-pihak pelanggan mereka. Integrasi hulu-hilir ini tidak lain maksudnya adalah untuk mendukung pertukaran informasi secara realtime guna kepentingan perampingan proses produksi, pengurangan inventori dan optimalisasi efisiensi biaya.

Pernyataan di atas adalah inti dari konsep e-Logistics, sebuah nama yang makin populer di blantika teknologi dan sistem informasi. Beberapa istilah lain dengan makna yang nyaris serupa juga seringkali ditemui, misalnya supply-chain management, supply-chain integration, just-in-time inventory, dll. Penerapannya dapat ditemui di berbagai industri, mulai dari berbagai jejaring pemasaran ritel, automotive & industrial manufacturing, produksi dan distribusi bahan kimia dan energi, dan sebagainya.

Walaupun menjanjikan, penerapan konsep ini bukannya tanpa masalah. Mulai dari pengelolaan hubungan dengan perusahaan lain yang akan menjadi bagian dari jejaring e-Logistics ini, pemilihan teknologi informasi yang akan digunakan, integrasinya ke dalam sistem masing-masing perusahaan sampai ke penerapan dan uji-cobanya, semuanya memerlukan kerjasama yang tidak sederhana.

Yang Ingin Dicapai
Tujuan pengembangan e-Logistics yang disebutkan di atas hanya akan dapat dicapai, apabila dapat diterapkan solusi-solusi yang:
• Menghubungkan karyawan, proses dan sumberdaya yang tersebar dalam waktu yang relatip singkat sekali. Jadi bukannya dalam waktu berbulan-bulan, bahkan bertahun-tahun, melainkan dalam bilangan hari atau minggu.
• Sejauh mungkin tidak memaksa para karyawan bekerja dengan cara berbeda sekali dibandingkan sebelumnya. Sedapatnya, akan ideal sekali bila mereka dimungkinkan untuk tetap memanfaatkan perangkat komputer, termasuk sistem aplikasinya, seperti yang digunakan sebelumnya.
• Menjamin perlindungan atas data perusahaan yang sensitip dan atas rancangan proses-proses bisnis yang digunakan.
• Memastikan bahwa informasi yang beredar di jejaring adalah yang termutakhir dan lengkap, serta menjamin ketersediaannya bagi pihak-pihak yang berkewenangan dan memerlukannya.
• Mendukung para karyawan mobile, yang karena tugas-tugasnya beralih dari satu lokasi ke lokasi lainnya, dengan memungkinkan akses melalui berbagai end-user devices, termasuk telepon selular dan PDAs (Personal Digital Assistants)

Strategi Pengembangan e-Logistics
Mungkin komponen strategi yang paling hakiki disini adalah menentukan sistem pasokan yang akan diotomatisasikan, dan pihak-pihak mana saja di luar perusahaan kita yang akan masuk ke dalam jejaring. Logikanya adalah e-Logistics relatip lebih mudah dikembangkan ke hulu ketimbang ke hilir. Para penjual pasokan akan lebih mudah diajak mengembangkan sistem ini ketimbang para pembeli produk atau layanan kita, kecuali apabila perusahaan kita memegang monopoli atau merupakan preferred supplier yang sukar tersaingi.

Komponen kedua, yang tidak kalah pentingnya, adalah penentuan mengenai besaran waktu, sumberdaya dan dana yang akan dimobilisasikan untuk pengembangan ini. Ketiga besaran ini saling mempengaruhi. Pengetatan waktu misalnya, akan meningkatkan kebutuhan akan sumberdaya dan dana. Sebaliknya, pengetatan dana akan mengurangi sumberdaya yang dapat dimobilisasikan dan kemungkinan besar akan memperpanjang waktu penyelesaian.

Dalam hal ini, sumberdaya disini antara lain mencakup personil serta teknologi dan segala kelengkapannya. Karena ketiga besaran ini selalu terbatas, perusahaan perlu menentukan besaran yang mana yang digunakan sebagai pembatas utama. Seperti laiknya kegiatan penerapan dan pengembangan teknologi informasi yang strategis sifatnya, umumnya dipilih waktu sebagai besaran pembatas. Artinya, penerapan e-Logistics yang mematok waktu penerapan dengan ketat dan mengatur kedua besaran lainnya, umumnya berhasil memperoleh hasil yang paling optimal.

Beberapa Teknik e-Logistics
Sejak beberapa tahun yang lalu, paling tidak ada 3 teknik yang kemudian berkembang dan menjadi mapan, masing-masing unsecured email, plain integration dan yang terakhir: collaborative web services. Teknik yang pertama, yang telah mulai dikembangkan sejak email menjadi popular, sangat mudah dikembangkan namun tidak aman. Bukan saja karena dapat dengan mudah bocor ke pihak-pihak yang tidak berhak, juga karena sukar ditelusuri dan di-audit apabila diperlukan.

Teknik yang kedua, plain integration, memerlukan waktu, dana dan sumberdaya dalam jumlah yang relatip besar. Memadukan sistem informasi dalam satu perusahaan saja sudah tidak mudah dilakukan, apalagi mengintegrasikan komputerisasi proses bisnis lintas-perusahaan. Teknik ini sudah tidak jamak ditemukan, dan kalaupun ada, cenderung ditinggal di tengah jalan karena tidak kunjung selesai.

Collaborative web services, teknik yang cukup populer akhir-akhir ini, memang berbasis teknologi web, sehingga dapat diakses oleh banyak pihak yang bekerja di berbagai lokasi dan melintasi berbagai firewalls, namun cukup secure. Karena pola kolaborasi ini dapat diterapkan dengan keterhubungan yang cukup “ketat” dan dipadukan ke dalam aplikasi yang digunakan karyawan pada sebuah perusahaan, teknik ini tidak memaksakan sebuah perubahan yang traumatik pada pola kerja karyawan. Yang terpenting dari teknik ini adalah bahwa para karyawan di perusahaan-perusahaan yang terkait akan dapat bertukar informasi secara lebih langsung, tanpa harus di-route melalui aplikasi-aplikasi di sebuah sentral. Akibatnya, sistem terasa lebih “alami” dan lebih mudah diterima oleh para karyawan.

Mungkin yang paling hakiki dalam penerapan sebuah sistem e-Logistics bukanlah aspek teknisnya semata-mata, akan tetapi lebih pada aspek mudah-pakai yang meringankan beban para karyawan yang harus melampaui masa transisi dalam tahap penerapannya. Buy-in di kalangan karyawan penting sekali, karena bukankah karyawan kita jugalah yang menentukan sukses tidaknya penerapan sebuah teknologi?

Kiat Percepatan Implementasi e-Logistics
Sekali keputusan untuk menerapkan e-Logistics diambil, maka sebaiknya pengembangan dan implementasinya dilakukan dalam waktu sesingkat mungkin. Masalahnya, seperti laiknya sebuah investasi teknologi informasi, otomatisasi rantai-pasok yang berkepanjangan implementasinya akan sangat memperlambat realisasi ROI (Return on Investment). Kerugian akan terjadi bukan saja karena depresiasi yang kian menggerogoti nilai aset sistem e-Logistics tersebut, melainkan antara lain juga karena lewatnya kesempatan untuk memanfaatkan sistem tersebut untuk bersaing dan mencetak laba.

Dalam kaitan ini, perlu disimak kumpulan gagasan percepatan implementasi yang dikembangkan oleh perusahaan-perusahaan pemasok sistem supply chain management, seperti SAP dan Tecsys. Yang disebut terakhir ini, melalui sebuah makalah yang ditulis oleh Mary Bennet, seorang konsultan yang bekerja di sana, menyebutkan tahap-tahap penerapan yang mencakup: Perencanaan, Implementasi, Validasi, Go-Live, dan Pasca-Implementasi.•

Jos Luhukay • Partner pada Ernst & Young Indonesia serta pengamat dan praktisi ekonomi baru.