oleh
Dwi Suryanto
 “You’ve
Got Orders!” Kalimat yang sangat penting tiba-tiba mengetuk
pintu bisnis Anda. Jerih payah Anda selama ini untuk mendapatkan
order bisnis telah menghasilkan sesuatu yang amat Anda tunggu-tunggu.
Tapi,… Anda langsung lemas. Perusahaan mobil yang memesan
barang Anda ini mengharuskan Anda sudah memiliki sistem EDI
(Electronic Data Interchange). Mereka tahu bahwa perusahaan
Anda sebagai produsen jok mobil yang bagus, dan telah masuk
dalam kriteria seleksi pabrik mobil itu, dan Anda lulus. Pertanyaan-pertanyaan
seperti ini yang menggayut di pikiran Anda selaku pimpinan
perusahaan penyedia jok mobil.
Tapi, apa itu EDI? Kenapa perusahaan saya harus ikut EDI?
Apa manfaat EDI bagi perusahaan? Apa nggak bisa EDI diganti
internet, bukankah di mana-mana sekarang sudah tersedia akses
internet?
Konsep perdagangan tanpa kertas (paperless trading), adalah
impian utopia yang ditawarkan oleh EDI. EDI sendiri digunakan
terutama untuk mentransfer secara elektronik transaksi yang
berulang-ulang (repetitive). Transaksi semacam itu, misalnya
perintah pembelian (purchase order), faktur, persetujuan kredit,
pemberitahuan pengiriman barang, konfirmasi suatu transaksi
dsb.
Perusahaan-perusahaan yang amat giat untuk menerapkan EDI
adalah perusahaan besar yang mempunyai banyak sekali pemasok.
Mereka ingin mengotomasi proses transaksi, sehingga transaksi
antara perusahaan besar ini dengan pemasok-pemasoknya berjalan
dengan efisien, cepat, dan bebas kesalahan.
Efisiensi yang dicita-citakannya ternyata tidak terwujud.
Pemasok-pemasok yang kecil, namun penting, kurang antusias
untuk ikut dalam sistem EDI ini. Mengapa? Karena sebuah sistem
untuk tergabung dalam EDI harus masuk / berlangganan kepada
VAN (value added network) yang relatif mahal. Selain mahal,
mereka harus juga menyediakan software yang khusus, serta
harus ada SDM yang paham menangani sistem tersebut.
Sementara itu, manfaat bagi bisnis kecil tidak terlalu terlalu
besar. Dengan model pembayaran pada tiap naskah dikirim, akan
makin memberatkan bagi bisnis kecil. Semakin banyak anda mengirim
naskah, maka semakin banyak pula Anda harus membayar kepada
perusahaan penyedia VAN.
Sedikitnya pemasok yang mau menggunakan EDI, ternyata menjadi
fenomena umum. Di perusahaan Boeing Commercial Airplane Group
(Varney dan McCarthy, 1996), hanya terdapat 30 pemasok dari
500 pemasok yang memakai EDI. Kondisi ini berubah secara radikal
dengan adanya internet atau internet-based EDI.
Contoh lain, Hewlett-Packard (HP), perusahaan komputer raksasa,
melakukan jutaan transaksi berbasis internet-EDI (Turban dkk,
1999). Solusi EDI berbasis internet ini disediakan bagi perusahaan
kecil yang tidak mampu untuk menanggung biaya serta kompleksitas
EDI tradisional. Dengan memakai internet, formulir-formulir
isian hanya berupa data entry biasa yang ditampilkan melalui
web browser yang sudah ada di komputer pemasok kecil.
Dengan berbasiskan pada teknologi internet, teknologi ini
memberikan peluang bagi perusahaan atau organisasi menengah
untuk mewujudkan EDI dengan biaya, usaha, dan waktu yang lebih
hemat. Satu perusahaan dapat membangun EDI, dengan memanfaatkan
infrastruktur berupa XML-based (extensible markup language)
yang terintegrasi dengan web server. Teknologi XML-based membantu
dalam mendapatkan alat parser dan transformasi antar format
data secara murah (XSLT), sedangkan scripting yg disediakan
oleh web server mempermudah pengaturan interface yang lebih
fleksibel.
Bagi perusahaan yang telah melakukan investasi EDI dan telah
memanfaatkannya, infrastructure XML-based dapat digunakan
untuk memberikan perpanjangan fungsi sistem yang sudah ada.
Dengan perpanjangan fungsi tersebut, maka partner yang belum
memiliki EDI dapat terbantu karena perusahaan menyediakan
semacam jalur elektronik pertukaran data menggunakan web.
Tentu saja dengan adanya koneksi internet yang handal dan
ketersediaan koneksi tersebut, maka masa depan pertukaran
data akan sangat fenomenal.
Tantangan yang sering muncul dalam memadukan EDI dan XML-based
adalah pada pekerjaan linking, synchronization, dan adanya
perbedaan standar diantara keduanya. Hal ini dapat diselesaikan
berdasar EIM (Enterprise Integration Modeling), yaitu suatu
pendekatan baru dalam arsitektur integrasi B2B yang dapat
mengotomatiskan linking dan synchronizing antara XML dan EDI.
Pendekatan ini berupa model repository-based (hampir serupa
dengan thesaurus) untuk secara otomatis mengenali keserupaan
antara content (dokumen) dari para partner apakah dalam format
EDI atau XML.
Bagi dunia bisnis di Indonesia, semestinya sudah mulai menerapkan
EDI ini walau dalam tahapan awal dimana yang diotomatisasikan
adalah transaksi yang berulang, membosankan jika dikerjakan
oleh manusia, dan berpeluang besar terjadi salah entri. Langkah
untuk menerapkan EDI sudah relatif mudah karena infrastruktur
dasarnya, yaitu Internet, telah tersedia di mana-mana. Kesaling-terkaitan
sistem bisnis kita dengan pemasok atau bahkan sistem pada
pelanggan, bukanlah hal yang baru. Di masa datang, keterkaitan
itu akan makin tinggi, bahkan juga dengan mitra kita yang
ada di luar negeri. Jika kita siap mulai dari sekarang, maka
pada masa Network Economy yang siap di depan pintu, kita tinggal
memetik hasilnya.
Penutup
Tujuan utama mewujudkan EDI adalah untuk melakukan otomatisasi
yang berakibat pada penghematan dan mengurangi kesalahan-kesalahan
dalam transaksi. Perkembangan yang menuntut perubahan, biasanya
muncul akibat terjadinya ekspansi dan peningkatan penjualan.
Kemampuan kita untuk mengenali value jangka panjang dan potensi
masa depan infrastructure e-business, akan menentukan kesuksesan
kita di masa datang.•
Dwi Suryanto •Direktur Marketing,
PT Bhakti Wasantara Net (W-net)
|
