 Sesuai
dengan Kebutuhan Bisnis
Sebenarnya, tingkat pengembangan implementasi TI di bisnis
asuransi sendiri jauh tertinggal di belakang lembaga perbankan.
Lembaga keuangan, sepupu asuransi, ini terhitung sangat agresif
dalam mengimplementasikan TI, baik untuk percepatan kinerja
maupun ekstensifikasi layanan. Iklim bisnis asuransi tidak
membutuhkan kecepatan dan agresifitas serupa dalam mengimplementasikan
TI di lingkungannya.
Menurut Teddy P. Utomo, dari PT. Asuransi Astra Buana, volume
dan frekuensi transaksi di bisnis asuransi masih rendah bila
hendak dibandingkan dengan bisnis perbankan secara berbanding
lurus. Namun, pengenalan berbagai produk baru perbankan berdampak
pada peningkatan kesadaran masyarakat terhadap industri asuransi.
Industri ini juga terikut untuk mengembangkan produk-produknya
dengan memanfaatkan TI.
Tidak berarti bahwa industri asuransi sekedar ikut-ikutan.
Untuk bisa mengimplementasikan TI, target utama yang dituju
adalah bagaimana, “Untuk dapat memberikan layanan yang
cepat dan akurat pada nasabah,” kata Teddy. Di samping
tentunya faktor produktivitas, efisiensi, kebutuhan informasi
untuk pengambilan keputusan dan menjadi elemen penting bagi
pengembangan produk.
Menurutnya, implementasi TI di sebuah maskapai asuransi tidak
bisa sekedar membeli sistem atau membuat sistem aplikasi yang
kemudian diinstalkan, seraya meminta para karyawannya untuk
menggunakannya. “Jadi tidak dengan sekadar mencangkokkan,”
jelasnya. Yang paling mendasar untuk dilakukan adalah mengubah
mindset pada seluruh jajaran organisasi akan dampaknya atas
pertumbuhan usaha. Ini bukan pekerjaan yang mudah dan bisa
dilakukan dalam satu-dua kali pertemuan.
Itu sebabnya diperlukan usaha sosialisasi pada seluruh users
dalam organisasi akan perlunya TI. Di samping mengapa diperlukan,
apa yang bisa dilakukan TI bagi users dan organisasi, dan
tentu saja bagaimana cara memanfaatkan TI itu sendiri. Terlepas
dari siklus pengembangan TI dan proses internal dalam organisasi,
maka untuk dapat interaktif dengan pengguna, akhirnya tentu
diperlukan juga komunikasi efektif pada masyarakat calon pengguna
jasa. Tidak heran bila, menurut Teddy, begitu banyak organisasi
berusaha mengomunikasikannya dengan mencatumkan alamat situsnya.
Setelah uitu, barulah komunikasi mengenai bagaimana cara menggunakannya.
Namun untuk kesinambungan informasi, update harus tetap dilakukan
disamping memberikan nilai tambah bagi para penggunanya.
Perencanaan Harus Menyeluruh
Proses yang demikian panjang ini haruslah dilalui oleh setiap
organisasi yang ingin memanfaatkan TI untuk pertumbuhan dan
kemajuan usahanya. Artinya, untuk bisa mengarah ke front end
secara utuh diperlukan pembenahan terhadap kondisi internal
organisasi dengan menerapkan, misalnya Enterprise Resource
Planning (ERP). Tanpa perencanaan tersebut sulit untuk bisa
mewujudkan semuanya, dan bisa jadi proses yang panjang itu
akan sangat menyakitkan.
Asuransi Bintang, misalnya, seperti yang diutarakan Arizal,
saat ini sedang dalam tahap pembenahan terutama di bagian
back office-nya. Memang maskapai ini telah memiliki website
yang menampilkan informasi statis mengenai performa perusahaan
dan produk, serta jasa pelayanannya. Namun, pembenahan back
office dilakukan untuk memperkuat client database yang sudah
dimiliki. Pasalnya, “Yang dulu sudah dinilai tidak lagi
memadai dengan perkembangan yang terjadi saat ini, terutama
kalau dikaitkan dengan perkembangan bisnis asuransi dan TI,”
jelasnya.
Ketika didevelop, client database Asuransi Bintang masih
menggunakan format lama. Bahkan, saat itu, internet pun masih
belum dikenal. Wide Area Network (WAN) belumlah semaju saat
ini, sehingga komunikasi antara kantor cabang dengan pusat
masih dilakukan dengan mengirimkan softcopy di dalam disket
atau melalui faksimili. Dari sisi teknologi, keterbatasan
teknologi piranti lunak dan keras juga membatasi format database
menjadi teramat sederhana. Sehingga sulit untuk membangun
data support untuk keperluan proses pengambilan keputusan
yang sangat krusial bagi bisnis. “Sekarang memang sudah
dikirim dengan internet, tapi tetap saja format lama dinilai
tidak lagi memadai,” katanya sambil tergelak.
Sejak dua tahun lalu, maskapai ini telah melakukan pengembangan
sistem baru yang direncanakan diimplementasikan pada awal
2003 mendatang. Arizal menyebutkan bahwa kemungkinan sistem
yang baru dan yang lama akan berjalan pararel. Hal ini didasarkan
pada pertimbangan untuk menghindari terjadinya sacrifice data-data
dalam sistem lama ketika dimigrasikan ke sistem baru. Sistem
lama akan tetap berjalan dan difungsikan dan tidak akan diputuskan
begitu saja. Semua transaksi lanjutan dalam sistem lama akan
tetap dimasukan ke dalamnya, tanpa perlu dimigrasikan ke sistem
baru.
Untuk software, pilihan jatuh pada produk-produk Microsoft
karena sistem lama didownsize dengan mempergunakan Microsoft
NT 3.1. Sementara sistem baru akan menggunakan Windows 2000
dan Xp, sementara untuk databasenya dipergunakan SQL Server.
Sementara keseluruhan piranti keras dipilih yanag berbasis
Intel, namun dalam sistem baru terdapat pemisahan server untuk
keperluan back up.
Dalam mendevelop sistem baru, Arizal mengakui pihaknya masih
mengandalkan insource. Sekalipun tidak bisa dihindari keterlibataan
konsultan asing yang ia enggan menyebutkannya. Dengan cara
ini, pihaknya tidak hanya bisa menghemat biaya sekitar 50%
dari biaya yang dibutuhkan bila membeli aplikasi secara paket.
Ia membandingkannya dengan bisnis serupa yang merupakan usaha
patungan, untuk menginstal sistem dari perusahaan induknya
di luar negeri terpaksa mengeluarkan biaya sebesar US$ 100.000
hanya untuk 15 hingga 18 users. Ini belum lagi dihitung dengan
biaya maintenance dan development.
Keuntungan yang lain adalah, pihaknya bisa mendevelop sistem
yang benar-benar dibutuhkan oleh masing-masing unit kerja.
Namun, tentu ini mengakibatkan tim yang terlibat mau tidak
mau sering melakukan bongkar-pasang aplikasi yang sedang didevelopnya
agar benar-benar sesuai dengan kebutuhan yang ada. Lagi pula
menurutnya, bila sistem tersebut sudah dioperasikan dan benar-benar
sesuai dengan kebutuhan bisnis asuransi maka terbuka peluang
untuk menjajakannya di pasar lokal. “Tapi itu masih
sekedar wacana bagi kami karena core business kami bukan di
situ,” sergahnya sambil tersenyum lebar.
Ia sendiri berharap bahwa jika sistem yang baru cukup bagus
dan perform, maka bisa diharapkan terjadi efisiensi internal
yang cukup tinggi. Sejalan dengan pengembangan sistem baru
dilakukan pula proses job evaluation, job scoring dan job
description agar bisa sesuai dengan lingkungan baru yang ingin
diciptakan. Pekerjaan masif ini membutuhkan bantuan konsultan.
“Semuanya nanti akan berubah dan harus diakomodasi terutama
oleh sumber daya manusia yang ada,” jelasnya. Ia mengakui
bahwa pihaknya sudah pula merencanakan exit policy bila terjadi
kelebihan SDM dalam lingkungan yang baru karena implementasi
TI.
Insource Lebih Prioritas
Insourcing juga menjadi pilihan Asuransi Astra Buana. Menurut
Teddy, sistem yang ada saat ini dibangun dan dikembangkan
sendiri bahkan hingga “versi internet-based,”
ujarnya. Namun untuk melakukan itu, perlu kejelian dalam melihat
paket piranti lunak dalam masalah fleksibilitas dan expandability
yang bagus agar bisa mengantisipasi kebutuhan pasar yang terus
berkembang.
Untuk keperluan manajemen dan operasional, pilihan software
jatuh pada Microsoft Office, sedangkan untuk kebutuhan design
pada unit marketing communication dipergunakan software imaging.
Untuk aplikasi Core Insurance System, proses pengimplementasian
Genius (General Insurance System) dari Rebus IS sedang dilakukan.
Untuk keperluan accounting, pilihan software jatuh pada SunAccount
dari SunSystem.Untuk piranti keras, pertimbangan pemindahan
untuk kebutuhan back-up mendorong pemisahan antara server
aplikasi, jaringan dan database. Astra Buana juga sedang menyiapkan
AS400-9406 untuk pengimplementasian Genius.
Pilihan kombinasi antara insource dan outsource dipergunakan
oleh LG Insurance. Pilihan untuk melakukan secara insource,
menurut Suriyadi, biasanya didasarkan atas pertimbangan skala
prioritas dan tingkat kepentingannya. Untuk proyek yang lebih
besar magnitudenya dan melibatkan sistem serta teknologi terbaru,
pilihan outsource menjadi utama. Namun tetap dengan menempatkan
personil LG Insurance sebagai supervisor-nya. Menurutnya,
hal ini akan memudahkan di samping terjadi transfer of knowledge
dan know how yang sangat diperlukan. Namun ketika berbicara
masalah security, pilihan outsource tampaknya sudah tidak
terelakkan lagi.
Faktor inline dan kepraktisan mencuat dalam pilihan aplikasi.
Pilihan akan SQL Server dari Microsoft bukan hanya well known,
tapi juga kemudahan mendapatkan bantuan konsultasi lebih cepat
bila terjadi trouble. “Memang ada juga yang menggunakan
Oracle, tapi tentu ada rupa ada harga,’ ujar Suriyadi.
Agar match secara inline maka pilihan operating system jatuh
pada Microsoft Windows dan Active Server Page (ASP) untuk
web. Untuk hardware, Intel based masih menjadi pilihan dan
selalu diusahakan produk terbaru. Pertimbangannya bukan hanya
klop tapi performa yang optimal apalagi dengan software versi
terbaru. Bisa dibayangkan kalau tidak sesuai maka bisa jadi
semua orang di kantor menggerutu habis-habisan karena harus
menunggu pemrosesan data dalam waktu panjang. Padahal data
tersebut diperlukan untuk mengambil keputusan yang sangat
krusial. •ew
foto-foto: LS Widiyanto
|
