Lelaki tua berkacamata itu duduk termenung dengan dahi berkerut, seperti tengah memikirkan sesuatu yang amat berat. Orang-orang di negeri ini mengenalnya sebagai salah satu konglomerat yang masih bertahan. Usianya tujuh puluhan tahun dengan rambut putih keperakan.

Kerajaan bisnisnya diwarisi dari usaha kecil yang dirintis ayahnya, yang kemudian bersama adiknya membangunnya menjadi perusahaan yang kuat dan besar. Sampai kemudian tongkat komando diserahkan kepada anak-anak dan keponakannya yang lulusan luar negeri. Namun, berkat kebijaksanaannya, anak-anak mendudukkannya sebagai penasihat perusahaan.

Kesedihan muncul setelah mendengar sebuah proyek besar yang dikerjakan perusahaannya kemungkinan besar gagal. Proyek bernilai jutaan dolar itu diharapkan mampu memodernisasi perusahaannya menjadi sebuah perusahaan yang siap bersaing secara global dengan efisiensi tinggi.

Anak-anaknya sedang menerapkan sistem komputer yang mampu memroses bisnis secara cepat dan akurasi tinggi. Juga kemampuan beradaptasi dengan lingkungan bisnis yang terus berubah cepat; kemampuan mengetahui total penjualan dan jumlah stok barang secara instan, meski 30 cabang perusahaannya tersebar di seluruh Indonesia dan mancanegara. Sesuatu yang muskil dipikirkan pada zamannya dahulu.

Dengan sistem itu, perusahaannya akan menjadi perusahaan yang “waskita” bahkan dengan modul demand planning atau forecasting yang diterapkan akan mampu membawa perusahaannya menjadi “weruh sakdurunge winarah” – tahu sebelum kejadian. Sehingga dengan mudah dapat mengantisipasi kebutuhan barang, kas dan kapasitas mesin di masa depan.

Kini, kerut di dahinya semakin dalam mengingat kesulitan yang dihadapi perusahaannya. Perusahaan yang telah menghidupi ribuan pegawai berikut keluarganya. Sungguh sangat disesalkan jika sampai gagal melalui ujian proyek yang dia sendiri tahu seharusnya bisa meningkatkan kinerja perusahaannya. Dengan semangat dibukanya kembali dokumen-dokumen proyek dan laporan terakhir kemajuan proyek itu.

Proyek ERP? Pertanyaan ini yang pertama kali muncul ketika membaca dokumen-dokumen proyek itu. Apa itu ERP? Bagaimana cara kerjanya? Apa saja yang dibutuhkan agar proyek ERP tersebut sukses? Alternatif apa saja yang tersedia untuk menyukseskannya?

Apa itu ERP?
ERP (Enterprise Resource Planning) sebuah akronim yang memang belum menggambarkan makna yang sebenarnnya. Agar mudah memahaminya, abaikan kata Planning dan Resource, tapi perhatikan kata Enterprise. Di kata Enterprise itulah letak makna ERP yang sebenarnya.

ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan. Meski kebutuhannya berbeda, ERP harus mampu memenuhinya. Satu syarat yang tidak boleh ditawar-tawar lagi adalah terintegrasi, yang menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database, sehingga memudahkan semua departemen berbagi informasi dan berkomunikasi.

Sebagai contoh, order penjualan yang dicatat di departemen penjualan akan secara otomatis diketahui kapan harus dikirim oleh bagian gudang. Begitu juga, bagian keuangan akan mengetahui kapan kas akan masuk dari pelanggan. Berkurangnya jumlah barang di gudang secara otomatis akan diketahui pula oleh bagian perencanaan produksi. Jika jumlah barang mencapai kondisi tertentu, sistem akan membuat permintaan produksi. Saat itu, informasi mengenai bahan baku yang dibutuhkan telah pula disajikan oleh sistem.

Setelah bagian perencanaan produksi me-review informasi dan menyetujuinya, secara otomatis informasi akan mengalir ke bagian pembelian, yang memungkinkannya menghubungi pemasok untuk negosiasi harga dan pengiriman. Saat itu, bagian pembelian juga mendapatkan berbagai informasi berharga mengenai kinerja para pemasoknya.

Setelah kesepakatan diperoleh, order pembelian dibuat dengan menekan satu tombol dan informasi rencana kedatangan barang telah sampai di bagian penerimaan barang. Sementara itu, bagian keuangan akan memperoleh informasi berapa jumlah uang yang harus disiapkan untuk order pembelian. Demikian seterusnya, sehingga keseluruhan alur proses bisnis di perusahaan tersebut menjadi sangat efisien. Perubahan-perubahan yang terjadi di satu bagian dapat diantisipasi dengan baik oleh bagian terkait lainnya.

Meski banyak analis dan vendor perangkat lunak mendefinisikan berbeda-beda, namun maknanya relatif sama. Ada yang menyebutnya ERP, karena merupakan evolusi dari MRP – Material Requirement Planning menjadi MRP II – Manufacturing Resource Planning, yang kemudian menjadi ERP – Enterprise Resource Planning. Ada juga yang menyebut ERM – Enterprise Resource Management, sekedar mendekatkan makna dan akronimnya. Suatu sistem yang mengelola seluruh sumberdaya perusahaan.

ERM ini yang kemudian mendorong munculnya jargon baru TI, seperti CRM (Customer Relationship Management), SCM (Supply Chain Management), PLM (Product Lifecycle Management) dan SRM (Supplier Relationship Management). Jargon-jargon baru itu, pada intinya, adalah pemanfaatan lebih lanjut suatu sistem yang fokus utamanya adalah customer untuk CRM, rantai pergerakan barang untuk SCM, daur hidup produk untuk PLM serta supplier untuk SRM. Posisi ERM ada di tengah-tengah dan dikelilingi oleh CRM, SCM, PLM dan SRM.

Pentingnya integrasi
Integrasi bukan lagi keinginan, melainkan keharusan. Inilah kesimpulan sang CEO setelah rapat yang melelahkan malam itu. Sang CEO, yang merupakan anak tertua, sampai pada kesimpulan itu setelah rapat koordinasi dengan para manajernya, yang memakan waktu lama dan berdebat di angka-angka yang tidak pernah klop. Belum lagi akibat sampingnya, seperti timbulnya kesalahpahaman dan pemborosan sumberdaya perusahaan.

Masalah yang sama akan terulang lagi pada rapat koordinasi berikutnya. Data yang ditunjukkan oleh manajer keuangannya akan berbeda dengan manajer penjualan. Demikian juga, antara satu manajer dengan manajer lainnya. Jangan berharap bahwa laporan tersebut merupakan laporan bulan ini, untuk laporan bulan lalupun masih terjadi perbedaan.

Kini, meski dibayang-bayangi kegagalan proyek tersebut, dia tetap yakin pada kesimpulan bahwa arah jalan yang ditempuh anaknya sudah benar. Integrasi adalah keharusan dan proyek ERP adalah alatnya. Di dalam hati ia telah bertekad untuk membantu agar proyek yang telah dicanangkan tersebut berhasil.

Sesuaikah ERP yang dibeli?
Pertanyaan itu menyeruak begitu saja di kepalanya. Lalu diambilnya pinsil dan ditulisnya besar-besar di atas secarik kertas. Dihampirinya notebook pemberian anaknya, yang telah terhubung dengan internet, di meja kerjanya. Sungguh dia bersyukur dengan kemajuan TI saat ini. Sambil minum kopi kesukaannya mulailah dia menjelajah dunia maya untuk mencari sisik melik ERP.

Ketika matahari mulai terbenam terkumpul informasi mengenai ERP, 10 besar vendor ERP di dunia dan perusahaan konsultan jasa implementasi ERP. Dia sedikit lega, karena software ERP yang dipilih perusahaannya termasuk salah satu dari 10 besar vendor ERP dunia.

Berbekal riset kecilnya, dia menghubungi kolega dan teman-teman bisnisnya untuk mendapatkan gambaran pengalaman mereka dalam menangani proyek ERP.

Menganalisa dan Menyimpulkan
Di hari kelima, proses “ngupingnya” kepada kawan-kawannya, dianggapnya cukup. Esoknya, dibantu sekretarisnya dia mulai mengelompokkan dan membuat kompilasi. Hasilnya sungguh mengejutkan. Lebih dari 50% teman-temannya menyatakan mengalami kesulitan menangani proyek ERP. Dari sedikit yang sukses, sebagian besar mengeluhkan waktu yang panjang dan melelahkan melebihi anggaran yang ditetapkan. Juga diketahui bahwa software yang ada membutuhkan perubahan. “Mas, tidak ada software ERP di dunia ini yang bisa langsung diterapkan di perusahaan kita di Indonesia ini tanpa perubahan”, ujar temannya.

Sebut saja mengenai perpajakan, terutama jika kita melakukan kegiatan ekspor-impor. Kurs valas pajak yang harus dibayar ditentukan oleh direktorat pajak. Belum lagi, sistem penjualan yang kompleks. Misalnya, diskon bertingkat ditambah hadiah barang langsung, lalu dihubungkan dengan undian. Bila membeli sepuluh produk, pelanggan dapat memilih hadiah barang A, B atau C. Kalau membeli 20 produk pelanggan bisa memilih hadiah barang X, Y atau Z.

Akhir-akhir ini penjualan dengan cara kredit yang lebih banyak. Padahal kita kan lebih repot? Belum lagi kalau kreditnya ditanggung pihak ketiga. Ingin sebenarnya mengubah sistem penjualan dengan cara yang lebih sederhana, seperti yang disarankan konsultan-konsultan itu. Tapi sistem penjualan begini ini yang disenangi masyarakat kita. Apakah kita mesti mengambil risiko bisnis?

“Rata-rata butuh waktu sekitar satu sampai dua bulan untuk mengerjakan perubahan yang diminta. Diperlukan tim internal yang kuat staminanya untuk melayani tim konsultan yang membuat perubahan tersebut. Mulai dari proses analisa, pemrograman, testing sampai validasi dengan data yang mirip kenyataan. Juga dibutuhkan komitmen support dari tim konsultan selama proses implementasi, terutama jika muncul bugs dari hasil perubahan tersebut.”

“Pengalaman yang paling sulit adalah mendidik dan melatih karyawan dalam menggunakan dan memanfaatkan sistem. Karena terintegrasi, kesalahan yang terjadi juga terintegrasi. Begitu salah memasukkan data di bagian penerimaan barang, salah juga jumlah hutangnya. Ujung-ujungnya, salah juga hasil pembukuannya.”

Dengan begitu, memasukkan data yang benar menjadi sangat penting. Dari pengalaman terlihat bahwa pendidikan dan pelatihan juga tak kalah pentingnya. Pendidikan akan meningkatkan accountability dan responsibility dari pengguna sistem. Karena, setiap departemen bertanggung jawab terhadap ketepatan waktu dan akurasi dari informasi yang diolahnya.

Dari riset kecil yang dilakukannya ditambah pengalaman teman-teman bisnisnya dia mulai paham mengenai ERP. Dia sadar, pertama, tidak ada satupun software ERP yang langsung bisa jalan begitu saja tanpa ada perubahan-perubahan. Perubahannya bisa di software atau proses bisnis perusahaan atau kedua-duanya. Kedua, kondisi struktur data yang saat ini ada di perusahaan perlu diubah dengan membuat peng-kode-an dan penamaan yang bisa dihunakan oleh semua departemen. Kode dan nama mencakup semuanya mulai dari barang, supplier, pelanggan, mesin, pegawai, dan sebagainya.

Faktor penting lainnya adalah akurasi data yang masuk ke dalam sistem. Namun penekanan utamanya adalah pembenahan human resources perusahaan. Bukan hanya training yang dibutuhkan, tetapi pendidikan yang berkesinambungan.

*Uun Widhi Untoro, Managing Director, PT. IFS Indonesia beralamatkan www.ifs.co.id atau e-mail: uun@ifas.co.id