Dalam beberapa dasawarsa belakangan ini, pemanfaatan teknologi oleh entitas bisnis terus meningkat. Teknologi manufaktur, seperti computer-aided design and manufacture (CAD/CAM), flexible manufacturing system (FMS), computer numerically controlled machines (CNC), computer integrated manufacture (CIM) dan sistem robotisasi banyak diterapkan.

Begitu juga, sistem electronic data interchange (EDI) yang menghubungkan entitas bisnis dengan pemasok dan pelanggan, serta komputerisasi sistem pergudangan dan logistik juga mulai intensif diadopsi oleh perusahaan.

Di sektor layanan/jasa, teknologi komputer sangat penting perannya. Implementasi sistem pemrosesan komputer kecepatan tinggi dan software-software inovatif secara dramatis telah mengubah sistem dan proses kerja internal, termasuk mekanisme hubungan bisnis dengan pelanggan internal (misalnya, mekanisme hubungan antara Departemen SDM dengan departemen lini dan unit bisnis sebagai pelanggan internalnya) dan eksternal.

Pemanfaatan teknologi merupakan prasyarat menuju “best practice” dalam pengelolaan organisasi. Dalam hal ini, ada dua faktor enabler yang saling terkait. Pertama, inovasi produk, dimana proses merupakan hal krusial dalam menciptakan competitive advantage. Kedua, teknologi dan reorganisasi; keduanya adalah pasangan yang tak dapat dipisahkan; teknologi tidak dapat diterapkan tanpa reorganisasi, dan reorganisasi tidak akan efektif tanpa penerapan teknologi.

Pada satu titik tertentu, inovasi teknologi mempengaruhi tidak hanya kompetensi teknis SDM, tetapi juga merangsang “architectural knowledge” SDM dalam organisasi - dalam bentuk asumsi dasar dan pola pandang SDM terhadap proses internal dan hubungan antar unit organisasi.

Kemajuan teknologi informasi (TI) dan penerapannya pada fungsi pengelolaan SDM telah menciptakan warna sendiri bagi kehidupan organisasi dan SDM. Penerapan TI dalam organisasi akan meningkatkan daya saing organisasi. TI akan menjadi salah satu sumber keunggulan kompetitif, jika pemilihannya benar-benar memperhatikan unsur tepat guna dan mampu menyatu dengan semua aspek organisasi.

Dengan begitu, investasi TI merupakan kebutuhan bagi suatu organisasi. Investasi dan penerapan TI akan berdampak perubahan pada beberapa bidang kehidupan organisasi, seperti sistem dan struktur organisasi atau model pengelolaan SDM.

Untuk optimalisasi pengelolaan SDM diperlukan banyak informasi. Peningkatan arus/volume informasi SDM mendorong kebutuhan pengembangan TI dalam pengelolaan database SDM. Sistem informasi berbasiskan teknologi komputer memungkinkan organisasi mengintegrasikan informasi kepegawaian dalam suatu sistem database, yang disebut SIM (Sistem Informasi Manajemen) SDM.

Tiga keuntungan SIM SDM
Setidaknya, SIM SDM dapat memberikan tiga keuntungan.

Pertama, sistem TI memungkinkan departemen SDM berperan aktif dalam perencanaan strategis perusahaan.

Kedua, TI mengintegrasikan dan menyimpan semua informasi SDM dalam suatu database nasional, yang sebelumnya tersimpan di beberapa lokasi fisik yang terpisah. Oleh karena itu, dalam proses perencanaan, departemen SDM dapat mengambil perspektif global terhadap persediaan dan kebutuhan pengembangan SDM untuk selanjutnya diinterpretasikan dengan cara yang lebih efektif.

Ketiga, SIM SDM memfasilitasi penyimpanan dan akses ke catatan kepegawaian yang vital bagi perusahaan. Sebagai tambahan terhadap data internal, dengan fasilitas internet, departemen SDM dapat mengambil manfaat dari akses langsung ke sumber data eksternal yang berisi informasi penting bagi penyusunan strategi SDM, seperti literatur, data kependudukan, informasi praktek-praktek SDM yang dilakukan perusahaan lain, dan aturan-aturan ketenagakerjaan.

Ada satu paradoks. TI disadari bermanfaat dalam hal meningkatkan produktivitas SDM. Namun, di sisi lain, telah menimbulkan kekhawatiran di lingkungan karyawan karena munculnya wacana lay off, yang terkait dengan peningkatan produktivitas dan efisiensi proses kerja SDM itu sendiri.

Bagi Perencana SDM, isu-isu mendasar yang perlu diperhatikan adalah dampak TI terhadap jumlah (kuantitas) dan keahlian (kualitas) SDM, serta perkembangan pola karirnya. Hal ini, tentu saja, akan berbeda antara masing-masing organisasi. Namun, perencanaan SDM yang komprehensif mutlak diperlukan untuk mengakomodasi desain/redesain jabatan/pekerjaan, restrukturisasi organisasi, dan program manajemen karir ke depan. Di banyak entitas bisnis, proses ini terkadang membutuhkan negosiasi berkepanjangan dengan Serikat Pekerja.

Dalam aplikasinya, jika diimplementasikan dengan tepat TI akan memberikan manfaat optimal dalam pengelolaan fungsi SDM. Sebagai contoh: dalam proses rekrutasi, seleksi, dan penempatan SDM yang membutuhkan banyak informasi, TI dapat meningkatkan kemampuan Departemen SDM dalam mengoordinasikan penjadualan, administrasi, dan evaluasi prediktor keberhasilan kandidat dengan berbagai cara. Validasi data dapat segera dilakukan dengan mengorelasikan data kinerja posisi saat ini dengan beberapa prediktor yang tersimpan dalam SIM SDM. Data aplikan, berupa kompetensi, potensi, dan minat individu dalam karir dicocokkan dengan jenjang/pola karir dan kesempatan pelatihan yang tersedia dengan menciptakan sistem coding sederhana, yang secara otomatis akan mengidentifikasi calon potensial. Posisi dan data kepegawaian bersama-sama dengan data analisis jabatan selanjutnya dapat digunakan untuk lebih meningkatkan efektivitas seleksi internal dan keputusan penempatan dan pengembangan karir yang bermanfaat bagi karyawan dan organisasi (Executive Information System).

Dalam analisis jabatan, proses membangun rumpun jabatan dan mengup-date uraian/persyaratan jabatan, serta menentukan nilai suatu posisi yang sebanding dengan nilai remunerasi, sangat terbantu dengan pemanfaatan teknologi yang memadai. Dalam konteks ini proses analisis jabatan biasanya digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan terhadap kompetensi SDM dalam melaksanakan pekerjaannya.

Di bidang pelatihan/training, pengembangan media teknologi komunikasi dan multimedia dan semakin banyaknya metode pendidikan elektronik dan virtual university yang sangat mengutamakan aspek pengembangan teknologi baru dalam mengoptimalkan kualitas pembelajaran, telah meningkatkan kecanggihan sistem pelatihan. Salah satu fitur penting dalam mendesain program pelatihan atas dasar training need assessment adalah memastikan bahwa stakeholders pelatihan dapat mengoperasikan sistem pelatihan modern tersebut dan karyawan yang dilatih akhirnya mampu mengoperasikan sistem TI dalam bidang tugasnya.

Kecepatan perubahan TI dan aplikasinya pada sistem dan proses internal SDM menjadi terhambat jika SDM tidak memiliki ketrampilan yang cukup untuk mengoperasikan teknologi dan sistemnya. SDM membutuhkan pelatihan dan pengembangan.

Saat ini, dirasakan kurangnya skill SDM sebagai implikasi perkembangan TI. Pengembangan TI membutuhkan SDM yang mampu beradaptasi dengan perubahan, bersedia dilatih terus menerus melalui program pelatihan intensif, dalam formulasi yang sesuai dengan tahapan implementasi sistem TI tersebut. Nantinya, diharapkan mereka mampu ditugaskan di berbagai bidang penugasan yang membutuhkan kompetensi TI.•